Produktivität steigern: 7 Tipps & 3 Fallstricke
Für die Beurteilung von Unternehmen und der eigenen Arbeits- oder Lernleistung ist Produktivität ein wichtiger Faktor. Im Folgenden haben wir eine Definition und die Formel zur Berechnung für dich. Außerdem findest du Tipps, um deine Produktivität zu steigern und mögliche Fallstricke.
Im Bereich der Betriebswirtschaftslehre ist die Produktivität eine wichtige Kennzahl zur Beurteilung der Leistungsfähigkeit eines Unternehmens. Du kannst sie anhand des Verhältnisses von Aufwand und Ertrag ermitteln.
Produktivität ist aber auch eine Messgröße für die eigene Arbeitsleistung oder dein Lernverhalten. Hier erfährst du, wie du die Produktivität steigern kannst.
Was Produktivität bedeutet
Was Produktivität bedeutet: Eine Definition
Produktivität spielt immer dann eine Rolle, wenn eine Leistung beurteilt werden soll. Im Folgenden haben wir eine Definition und erklären, warum du Produktivität nicht mit Wirtschaftlichkeit und Rentabilität gleichsetzen darfst.
Definition von Produktivität
Unter Produktivität versteht man das Verhältnis der eingebrachten Mittel (Input) zum erzielten Ergebnis (Output). Es handelt sich um eine Kennzahl, die du mit einer einfachen Formel berechnen kannst.
Input kann in einem Unternehmen beispielsweise für die eingesetzte Menge Material stehen, die für eine bestimmte Stückzahl produzierter Gegenstände benötigt wird.
Soll die Arbeitsleistung von Beschäftigten beurteilt werden, entspricht der Input der investierten Arbeitszeit, die für die Bearbeitung eines Vorgangs benötigt wird.
Die Produktivität ist vor allem in der Betriebswirtschaftslehre eine Schlüsselkennzahl – auch Key Performance Indicator (KPI) genannt –, mit der du beispielsweise das Wachstum eines Unternehmens näher betrachten kannst.
Ist das Unternehmen an mehreren Standorten vertreten, können die einzelnen Niederlassungen hinsichtlich ihrer Produktivität verglichen werden.
Darüber hinaus können die verschiedenen Abteilungen eines Unternehmens anhand ihrer Produktivität bewertet werden.
Die Produktivitätskennzahl ist auch beim Vergleich mit Wettbewerbern ein wichtiges Instrument. Beim Benchmarking wird die eigene Produktivität hinsichtlich der Produkte, Techniken und Prozesse mit den Werten der Konkurrenz verglichen.
Diese Erkenntnisse bilden die Grundlage für Maßnahmen, um die Produktivität in einzelnen Bereichen gezielt zu steigern.
Formel zum Berechnen der Produktivität
Mit dieser Formel berechnest du Produktivität
Um die Produktivität steigern zu können, musst du sie zuerst bestimmen. Hierzu gibt es eine einfache Formel, mit der du jegliche Art von Produktivität berechnen kannst:
Produktivität = Ergebnis (Output) / eingebrachte Mittel (Input)
Du kannst du Produktivitätskennzahl ermitteln, indem du das erzielte Ergebnis (zum Beispiel die Anzahl der produzierten Gegenstände) durch die dafür eingesetzten Mittel (zum Beispiel das verwendete Material) teilst.
Beispiel zur Anwendung der Formel:
In einer Großschreinerei werden Holztische gefertigt. Im letzten Jahr wurden für die Fertigung von 1500 Holztischen insgesamt 20 Tonnen Holz benötigt.
Produktivität = 1500 / 20 Tonnen = 75
Im Folgejahr schafft sich das Unternehmen moderne Maschinen an, die zu weniger Verschnitt beim Holz führen. Dadurch erhöht sich bei gleichem Materialeinsatz die Menge der hergestellten Tische auf 2000 Stück pro Jahr.
Produktivität = 2000 / 20 Tonnen = 100
Ergebnis: Durch den Einsatz moderner Maschinen hat sich die Produktivitätskennzahl von 75 auf 100 erhöht. Die Produktivität wurde also gesteigert.
Produktivität steigern: Minimalprinzip oder Maximalprinzip
Produktivität steigern: Minimalprinzip oder Maximalprinzip
Unternehmen sind ständig darum bemüht, ihre Produktivität gezielt zu steigern. Aber auch du selbst kannst sie steigern, indem du Arbeitsvorgänge oder dein Lernverhalten verbesserst.
Das führt zu mehr Erfolg und Zufriedenheit – und zu einer wertvollen Zeitersparnis.
Um die Produktivität zu steigern, musst du die eingesetzten Mittel in ein optimales Verhältnis zum erzielten Ergebnis bringen.
Dafür stehen dir die zwei ökonomischen Prinzipien Minimalprinzip und Maximalprinzip zur Verfügung.
Minimalprinzip
Beim Minimalprinzip geht es darum, mit einem möglichst geringen Einsatz ein gesetztes Ziel zu erreichen. Bestimmt kennst du den Ausdruck noch aus deiner Schulzeit. Hier wenden viele das Minimalprinzip an und versuchen, mit dem geringsten Lernaufwand eine erwünschte Note zu erzielen.
Übertragen auf die Wirtschaft bedeutet das Minimalprinzip, mit möglichst wenig eingesetzten Mitteln (zum Beispiel Arbeitsleistung oder Material) eine bestimmte Stückzahl an Produkten herzustellen.
Um dieses Ziel zu erreichen, kann es notwendig sein, in bessere Maschinen zu investieren oder Schlüsselpositionen neu zu besetzen.
Maximalprinzip
Das Maximalprinzip hat zum Ziel, mit den gegebenen Mitteln das bestmögliche Ergebnis zu erzielen. Eine Gärtnerei hat zum Beispiel ein Gewächshaus mit 300 Quadratmeter Grundfläche und möchte darin die Anzahl der Pflanzen auf ein Maximum erhöhen.
Dieses Ziel kann erreicht werden, indem die Gänge verschmälert oder die Pflanzen auf mehreren Ebenen angeordnet werden.
Da Minimalprinzip und Maximalprinzip nicht parallel angewendet werden können, musst du dich auf ein Prinzip festlegen.
Beide Prinzipien sind geeignet, um die Produktivität zu steigern: Beim Minimalprinzip musst du die eingesetzten Mittel reduzieren, beim Maximalprinzip die erzielten Ergebnisse verbessern.
Unterschied zu Wirtschaftlichkeit und Rentabilität
Unterschied zu Wirtschaftlichkeit und Rentabilität
Die Produktivität gibt nur ein Verhältnis von Input zu Output an.
Die erbrachte Leistung wird nicht bewertet, deswegen unterscheidet sie sich von der Wirtschaftlichkeit und Rentabilität.
Ein Unternehmen arbeitet wirtschaftlich, wenn das Ergebnis zu den eingesetzten Mitteln in einem möglichst günstigen Kosten-Nutzen-Verhältnis steht.
Der Nutzen muss dabei größer sein als die Kosten.
Bei der Wirtschaftlichkeit dreht sich alles um die Gegenüberstellung von Kosten oder Aufwand mit dem erzielten Erlös oder Ertrag. Bei der Produktivität handelt es sich dagegen um ein Verhältnis der eingesetzten Mittel zu einem erzielten Ergebnis.
Die Rentabilität gibt den gesamten unternehmerischen Erfolg an und zeigt auf, in welchem Verhältnis der erzielte Gewinn zum investierten Kapital steht. Sie ist neben der Wirtschaftlichkeit und der Produktivität eine weitere wichtige Kennzahl, um die Geschäftstätigkeit eines Unternehmens zu beurteilen.
Tipps zum Steigern der Produktivität
Nicht nur Unternehmen profitieren von einer besseren Produktivität, auch du kannst deinen Arbeitsalltag und dein Privatleben produktiver gestalten. Oft reichen schon kleine Veränderungen, um Großes zu bewirken. Unsere nützlichen Tipps zeigen dir, wie du deine Produktivität steigern kannst.
Achte auf die richtigen Prioritäten
Um produktiv arbeiten zu können, musst du anstehende Aufgaben mit der richtigen Priorität angehen.
Am besten gehst du nach dem Eisenhower-Prinzip vor und teilst Aufgaben in verschiedene Kategorien ein. Wichtige und dringende Aufgaben solltest du sofort beginnen, während du unwichtige und nicht dringende To-Dos delegieren, aufschieben oder ganz verwerfen kannst.
Das Eisenhower-Prinzip ist seit Jahrzehnten eine bewährte Methode, um die Produktivität zu steigern. Wendest du die Methode richtig an, hast du mehr Zeit für die wichtigen Aufgaben und verbesserst deine Arbeitsleistung.
Eine weitere gute Methode ist die 2-Minuten-Regel. Viele kleine Aufgaben führen leicht dazu, dass du dich verzettelst. Deswegen solltest du Aufgaben, die du in zwei Minuten erledigen kannst, sofort angehen und erledigen.
Dadurch häufen sich kleine Aufgaben nicht an und du hast einen ungestörten Blick auf das Wesentliche.
Um deine Produktivität zu steigern, solltest du Aufgaben sinnvoll über den Tag verteilen. Die meisten Menschen haben in den Morgenstunden die meiste Energie und Konzentration. Das ist die richtige Zeit, um anspruchsvolle und wichtige Aufgaben zu erledigen.
Wenn im Laufe des Tages die Konzentration abnimmt, kannst du E-Mails beantworten oder andere einfache Tätigkeiten ausüben.
Organisiere dich mit Tages- und Wochenplänen
Organisiere dich mit Tages- und Wochenplänen
Je besser du dich organisierst, desto produktiver bist du. Deswegen solltest du anstehende Termine und Aufgaben mit Tages- und Wochenplänen organisieren.
Nutze hierzu am besten die Kalenderfunktion und spezielle Tools auf deinem Smartphone oder Rechner.
Trage in den Kalender alle Termine ein und kategorisiere sie nach Wichtigkeit, zum Beispiel indem du unterschiedliche Farben verwendest.
Für To-dos gibt es eigene Tools, wie zum Beispiel Trello oder Evernote. Aktiviere die Erinnerungsfunktion und lasse dich rechtzeitig über anstehende Termine oder Aufgaben informieren.
Am Ende eines jeden Arbeitstages solltest du dir über den kommenden Tagesplan einen kurzen Überblick verschaffen. So kannst du am nächsten Morgen gleich losstarten und musst nicht lange überlegen, was du erledigen möchtest.
Du kannst deine Produktivität auch steigern, indem du entweder am Freitag oder am Wochenende die Planung für die kommende Wochen prüfst. Dadurch siehst du, welche Termine anstehen und was in der Woche machbar ist. Am Montag kannst du dann gleich in der Früh produktiv loslegen.
Erstelle To-do-Listen
To-do-Listen sind eine besonders effektive Möglichkeit, um deine Produktivität zu steigern. Dabei spielt es keine Rolle, ob du sie klassisch auf Papier oder mit einem speziellen Tool auf deinem Smartphone oder Rechner anfertigst. Wichtig ist, dass du die Aufgaben nach der Erledigung abhaken kannst.
Mit einer To-do-Liste behältst du den Überblick über anstehende Aufgaben und siehst auf einen Blick, was noch zu tun ist. Unterteile größere Aufgaben in kleine Teilaufgaben, damit du jederzeit aufmerksam und fokussiert bleibst.
Kleine Aufgaben sind viel leichter anzugehen und erhöhen das Erfolgserlebnis, weil du Erfolge schneller siehst.
Am besten erstellst du dir am Ende eines Arbeitstages eine To-do-Liste mit den Aufgaben, die du am nächsten Tag erledigen willst. Am Freitag solltest du eine To-do-Liste für die nächste Arbeitswoche anfertigen, damit du einen guten Überblick über alle anstehenden Aufgaben hast.
Mache regelmäßig Pausen
Mache regelmäßig Pausen
Wenn du deine Produktivität steigern möchtest, solltest du unbedingt feste Pausen einplanen. Sie sind der Motor deiner Energie und unverzichtbar für deine Motivation und Konzentration.
Zusätzlich zu den festen Pausenzeiten solltest du mehrmals täglich kleinere Pausen machen. Teile dir Tätigkeiten in Abschnitte ein und setze dir Zwischenziele.
Nachdem du ein Zwischenziel erreicht hast, ist eine gute Gelegenheit für eine kurze Arbeitsunterbrechung.
Alternativ kannst du auch feste Zeitblöcke von etwa neunzig Minuten durcharbeiten und danach kurz zur Toilette gehen oder dir im Pausenraum einen Kaffee machen. Um deinen Kopf freizubekommen, solltest du dich in diesen kurzen Pausen vom Arbeitsplatz entfernen.
Setze dir realistische Ziele
Wer sich überfordert fühlt, kann nicht produktiv arbeiten. Deswegen solltest du dir realistische Ziele setzen und Aufgaben nur annehmen, wenn du ihnen auch gewachsen bist. Zu leichte Aufgaben sind jedoch genauso hinderlich.
Wie so oft führt die goldene Mitte zu den besten Ergebnissen. Deine Aufgaben sollten dich also weder langweilen noch vor unlösbare Herausforderungen stellen. Um deine Aufgaben erledigen zu können, solltest du dich anstrengen müssen.
Wenn du ein kleines bisschen über dich hinauswachsen musst, ist die Produktivität am höchsten.
Auch die Arbeitsmenge ist entscheidend. Studien haben gezeigt, dass die Fehlerquote am Ende des Arbeitstages steigt und die Produktivität sinkt. Besonders auffällig sind die Ergebnisse bei einer Arbeitszeit von zehn Stunden und mehr pro Tag.
Erfahre hier, wie du dir realistische Ziele setzt.
Vermeide Multitasking
Verzichte auf Multitasking
Multitasking wird fälschlicherweise häufig als ein Vorzug beim Arbeiten angesehen, dabei ist es Gift für die Produktivität und funktioniert in den meisten Fällen nicht.
Wenn du deine Produktivität steigern möchtest, solltest du Multitasking unbedingt vermeiden.
Beim Multitasking steigt nachweislich die Fehlerquote und am Schluss gelingt nichts richtig. Setze deswegen auf "Singletasking" und gehe eine Aufgabe nach der anderen an. Das erhöht das Arbeitstempo und die Qualität der Leistung.
Wichtig für die Produktivität ist es auch, dass du Aufgaben nicht ständig unterbrichst. Vor allem bei unangenehmen Tätigkeiten neigen wir dazu, diese mitten in der Bearbeitung zu unterbrechen und uns angenehmeren Dingen zuzuwenden.
Gewöhne dir stattdessen an, deine Arbeit immer erst zu unterbrechen, wenn du die Aufgabe – oder zumindest einen großen Teil davon – erledigt hast.
Sorge am Arbeitsplatz für Abwechslung
Immer die gleiche Umgebung kann sich negativ auf deine Produktivität auswirken. Deswegen solltest du am Arbeitsplatz für Abwechslung sorgen und regelmäßig frischen Wind reinbringen.
Gehe im Sommer doch mal nach draußen und arbeite dort. Oder nutze die Möglichkeit, von zu Hause aus mobil zu arbeiten. Eine gute Idee ist es auch, nach einer gewissen Zeit den Arbeitsplatz mit einer Kollegin oder einem Kollegen zu tauschen.
Das fördert deine Kreativität und steigert langfristig deine Arbeitsleistung.
Wenn du deinen Arbeitsplatz nicht verlassen darfst, kannst du ihn dennoch neu gestalten. Eine Veränderung des Lichts und eine neue Position des Schreibtisches können sich positiv auf dein Wohlbefinden auswirken.
Bringe außerdem eine Pflanze mit in die Arbeit oder setze mit Accessoires und Bildern neue farbliche Akzente.
Fallstricke, die deine Produktivität hemmen
Fallstricke, die deine Produktivität hemmen
Du kannst deine Produktivität steigern, indem du auf die richtige Arbeitsweise achtest. Es gibt jedoch einige Dinge, die sich besonders negativ auf deine Arbeitsleistung auswirken.
Hier zeigen wir die häufigsten Fallstricke im Zusammenhang mit Produktivität und wie du sie vermeiden kannst.
Unterbrechungen durch E-Mails
E-Mails ermöglichen eine schnelle und unkomplizierte Kommunikation, doch gleichzeitig stellen sie einen der größten Störfaktoren deiner Produktivität dar.
Denn ständige Unterbrechungen durch eingehende E-Mails reißen dich aus deinen Aufgaben und verhindern einen guten Arbeitsfluss.
Auch die Bearbeitung von E-Mails ist ein Hemmfaktor. Das Lesen und Beantworten der meist unzähligen Nachrichten erfordert viel Zeit und hält uns von der Arbeit ab.
Du kannst deine Produktivität steigern, indem du feste Zeitfenster einplanst, in denen du deine E-Mail-Nachrichten liest. Einmal pro Stunde ist häufig ausreichend, öfter als zweimal pro Stunde solltest du deine Arbeit dafür auf keinen Fall unterbrechen.
Anhand der Betreffzeile und dem Absender erkennst du auf einen Blick die Wichtigkeit einer Nachricht. Dringliche Themen solltest du sofort angehen, alle anderen wichtigen Nachrichten kannst du für die spätere Bearbeitung in einem eigens eingerichteten Postfach ablegen.
Unwichtige E-Mails solltest du nur überfliegen oder sofort löschen.
Unnötige Meetings
Verzichte auf unnötige Meetings
Ein weiterer Störfaktor für deine Produktivität sind unnötige Meetings, die dich von der Arbeit abhalten. Meetings sollten für wichtige Themen vorbehalten sein, wie zum Beispiel die Vorstellung eines neuen Arbeitsprozesses oder Produktes.
Alle anderen Dinge sollten möglichst per E-Mail oder Video-Chat geklärt werden.
Meetings sind vor allem Zeitverschwendung, wenn sie schlecht vorbereitet sind und es keine Agenda gibt. Erhältst du eine Einladung zu einem Meeting ohne klaren Zeitplan und Agenda, solltest du höflich bei der entsprechenden Person danach fragen.
Wurde ungewöhnlich viel Zeit für ein eher unwichtiges Thema veranschlagt, solltest du auf eine Verkürzung der Besprechungszeit drängen. Denn während du in dem Meeting sitzt, bleiben deine Aufgaben liegen, was deine Produktivität hemmt.
Vorteile und häufige Fehler beim Jour Fixe findest du hier.
Zu großer Perfektionismus
Zu großer Perfektionismus verleitet uns dazu, allen Aufgaben die gleiche Aufmerksamkeit zu schenken. Dabei unterscheiden sich die Aufgaben in ihrer Wichtigkeit für unseren Erfolg. Selektiver Perfektionismus ist deutlich erfolgsversprechender und verhilft dir zu einer Produktivitätssteigerung.
Orientiere dich dabei an dem Pareto-Prinzip. Diese Zeitmanagement-Methode besagt, dass wir 80 Prozent unserer Ergebnisse mit nur 20 Prozent des Gesamtaufwands erreichen. Andersherum betrachtet bedeutet dies, dass wir 80 Prozent unseres Aufwandes an eher unwichtige Sachen verschwenden.
Deswegen solltest du dich auf die wirklich wichtigen Aufgaben konzentrieren und diese möglichst perfekt erledigen. Alle anderen Aufgaben erfordern weniger Perfektionismus, da sie für deinen Erfolg nicht so wichtig sind. Dadurch sparst du viel Zeit und erhöhst deine Produktivität.
Hier findest du weitere Tipps für ein gutes Zeitmanagement.
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