Jour Fixe: Ablauf, 6 Vorteile & 5 häufige Fehler
Besprechungen und Meetings sind fester Bestandteil der Arbeitswelt und treten in vielen Formen auf. Eine besondere Art der Ausführung ist der Jour Fixe. Im Folgenden erfährst du, warum dieser gut für das Arbeitsklima und die Produktivität ist, seinen Ablauf und welche Fehler du vermeiden solltest.
Ursprünglich entstammt der Jour Fixe dem Projektmanagement. Mit der Zeit hat er sich aber in den unterschiedlichsten Bereichen von Unternehmen etabliert. Dort ist er beispielsweise ein wichtiges Instrument, um alle Mitarbeitenden auf dem neuesten Stand zu halten.
Was Jour Fixe bedeutet
Das bedeutet "Jour Fixe"
Im Duden wird der Jour Fixe als ein regelmäßig stattfindendes Treffen beschrieben, zu dem eine bestimmte Personengruppe zusammenfindet. Wörtlich übersetzt aus dem Französischen bedeutet der Begriff "fester Tag". Das -e bei Jour Fixe wird nicht betont.
Im Deutschen finden sich außerdem häufig Falschschreibungen wie etwa "jourfix", "jour fix" oder "joure fixe". Richtig ist einzig die Schreibweise "Jour Fixe".
Vorteile des Jour Fixe
Obwohl der Begriff dem Französischen entstammt, gibt es ihn in seiner hier bekannten Bedeutung gar nicht in Frankreich. Vor allem verbreitet ist er in Deutschland, wo er teilweise auch Regeltermin genannt wird. Das Prinzip des Jour Fixe gibt es hingegen sehr wohl auch international. So lautet das englische Pendant beispielsweise Regular Meeting.
Die englische Form beschreibt ziemlich gut, worum es sich handelt. Der Jour Fixe ist ein regelmäßiges Treffen innerhalb eines Unternehmens. Ziel ist es, alle Beteiligten über Neuigkeiten zu informieren und aktuelle Angelegenheiten zu besprechen.
Fester Termin
Fester Termin
Oft organisieren sich Meetings kurzfristig. Dabei kommt aber eine Sache zu kurz: Die Verfügbarkeit aller Teilnehmenden. Spontan ist es schwieriger zu garantieren, dass jeder wirklich anwesend sein wird.
Beim Jour Fixe ist das anders. Dieser findet an einem vorab festgelegten Termin regelmäßig statt. Das kann zum Beispiel jeden Freitag um 11 Uhr sein oder jeden ersten Dienstag des Monats um 16:30 Uhr.
Dadurch ist der Termin bei allen Beteiligten fest im Kalender verankert.
Zudem entfällt die Notwendigkeit, ständig Einladungen verschicken zu müssen. Jeder weiß ohnehin, wann und wo der Jour Fixe stattfindet. Eine kurze Erinnerung vor den ersten Meetings kann trotzdem nicht schaden.
Wann genau der Jour Fixe abgehalten wird, spielt keine Rolle. Üblich ist es, sich wöchentlich, monatlich oder sogar nur einmal im Quartal zu treffen. Dabei bleibt es aber wichtig, den Termin auch wirklich immer zur selben Zeit abzuhalten.
Variiere ihn möglichst selten, um die Zeit für alle Teilnehmende komfortabel in den Tagesplan einzubauen. Am Ende hilft die Routine dabei, den Jour Fixe bei allen Teilnehmenden zum festen Bestandteil des Arbeitsablaufs zu machen.
Kurze Dauer
Ein Jour Fixe soll kompakt, kurz und informativ sein. Als gute Länge wird daher etwa eine halbe Stunde empfohlen. Bei Bedarf kann er auch kürzer sein, aber die 30 Minuten sollten am besten nicht überschritten werden.
Dank der übersichtlichen Dauer des Jour Fixe lässt er sich mühelos in den Büroalltag einbauen. Dass er obendrein nicht jeden Tag stattfindet, macht das feste Treffen noch attraktiver.
Feste Teilnehmendenliste
Feste Teilnehmendenliste
Wie auch der Termin ist die Teilnehmendenzahl im Voraus festgelegt. Eine Mindestanzahl an Mitarbeitenden, die den Jour Fixe besuchen, gibt es aber nicht. Allerdings ist es von Vorteil, das Team so klein wie möglich zu halten.
Auf diese Weise gewährleistet ihr, dass das Meeting schnell über die Bühne geht.
Weil sich immer die selben Kolleginnen und Kollegen treffen, baut sich recht schnell ein gewisses Gemeinschaftsgefühl auf. Mit der Zeit kann das die Produktivität noch weiter verbessern.
Anwesenheitspflicht
Für alle Teilnehmenden des Jour Fixe ist das Treffen obligatorisch. Eine derartige Regelung sichert den Fortbestand und die Effektivität. Im Gegensatz zu einem normalen Meeting gibt es seitens der Mitarbeitenden auch keinen Grund, dem Jour Fixe fernzubleiben, da er von langer Hand angekündigt wurde.
Wenn jemand dennoch nicht teilnehmen kann – sei es weil die Bahn verspätet ist oder aus gesundheitlichen Gründen – sollte sie oder er dies möglichst schnell kommunizieren. Andernfalls kann es zu langen und unsicheren Wartezeiten kommen.
Anregender Austausch
Anregender Austausch
Im Projektmanagement kommt es immer wieder dazu, dass Kolleginnen und Kollegen von verschiedenen Orten aus dasselbe Thema bearbeiteten. Entsprechend schwierig gestaltet sich ein kurzfristiges Zusammensetzen.
Deshalb wurde der Jour Fixe eingeführt, um sich regelmäßig untereinander auszutauschen und Pläne zu diskutieren.
Die Aufgabe hat er auch weiterhin. Selbst wenn Kolleginnen und Kollegen in einem Büro zusammensitzen, unterstützt er die Gruppendynamik und fördert den produktiven Austausch unter Mitarbeitenden.
Da der Jour Fixe innerhalb von 30 Minuten abgehandelt wird, können Themen intensiver und zielstrebiger behandelt werden.
Bessere Atmosphäre am Arbeitsplatz
Einige Unternehmen nutzen den Jour Fixe teilweise als Forum für ihre Mitarbeitenden. Meistens am Ende, aber manchmal auch die gesamte halbe Stunde lang, können Kolleginnen und Kollegen Feedback geben, das über das aktuelle Projekt hinausgehen kann.
Anregungen, Fragen und eventuelle Sorgen anzubringen, ist erwünscht. Das ist der allgemeinen Arbeitsatmosphäre zuträglich.
Wie sehr der Jour Fixe für diese Art der internen Fragerunde genutzt wird, ist von Unternehmen zu Unternehmen unterschiedlich. Diesem Aspekt Zeit einzuräumen, zeigt sich aber als vorteilhaft.
Organisation und Ablauf des Jour Fixe
Durch seine Regelmäßigkeit scheint der Jour Fixe auf den ersten Blick weniger aufwändig als ein “normales” Meeting. Das bedeutet aber nicht, dass die Organisation vernachlässigt werden darf. Andernfalls kann das Treffen alles andere als effizient verlaufen.
Tipps zum Fokussieren haben wir hier für dich.
Wichtige Rollen
Wichtige Rollen
Vorab sollten zwei wichtige Positionen besetzt werden, die für den reibungslosen Ablauf verantwortlich sind. Der Organisierende und der Schriftführende bilden das Rückgrat der Veranstaltung. Sie kümmern sich um die Organisation und regeln die nötigen Vorbereitungen.
Der Organisierende ist der Kopf der Planung. Er setzt den Termin fest und sorgt dafür, dass alle Teilnehmenden (vor dem ersten Jour Fixe) eine Erinnerung erhalten.
An ihm liegt es auch, das Programm aufzustellen und später darauf zu achten, dass es eingehalten wird. Ebenso fällt die Organisation des Raumes in seinen Aufgabenbereich.
Der Schriftführende ist der Protokollierende der Besprechung. Er hält alle wichtigen genannten Punkte, angesprochenen Ideen und Probleme fest. Dazu gehört unter Umständen, eventuelle Skizzen und Schemata fotografisch aufzuzeichnen.
Im Anschluss bereitet er das Protokoll auf und schickt es allen Teilnehmenden zu. Das ist gerade dann wichtig, wenn jemand nicht teilnehmen konnte, aber trotzdem auf dem Laufenden gehalten werden muss.
Behandelte Themen
Ein Kernelement des produktiven Jour Fixe ist, schon vorab zu wissen, was angesprochen wird. Optional ist dabei, allen Teilnehmenden zur Vorbereitung die Agenda zu schicken. Der Aufbau des Programms kann dabei an Begebenheiten angepasst werden.
Günstig – und einfacher – ist es jedoch, die Agenda vor der ersten Sitzung festzulegen und im weiteren Verlauf des Jahres daran festzuhalten. Sie dient dann als Rahmen für die Besprechungen. Gleichermaßen muss im Vorfeld feststehen, was mit dem Jour Fixe erreicht werden soll.
Regeln für Teilnehmende
Nicht zu unterschätzen ist der Input aller Teilnehmenden. Dafür ist der Jour Fixe schließlich da. Angeregte Diskussionen unterstützen schließlich den Ideenfindungsprozess und damit den Fortschritt. Nur kann eine eskalierende Debatte schnell den Zeitplan aus den Fugen reißen.
Daher sollten Regeln aufgestellt werden, was Redezeit und angesetzte Zeit für ein spezifisches Thema angeht. Gleiches gilt für die Nutzung von Smartphone, Tablet und Laptop während des Meetings.
Visualisierungen sind ebenfalls keine schlechte Idee. Diese – wenn nötig – zu organisieren, liegt wiederum beim Organisierenden. Ein Raum mit Whiteboard, Flipchart und Beamer ist für jede Situation gerüstet und hilft in vielen Bereichen dem Verständnis.
Immerhin ist der Mensch ein sehr visuelles Wesen. Selbst wenn sie nicht jede Woche oder jeden Monat zum Einsatz kommen, ist es sinnvoll, sie verfügbar zu haben.
Ablauf
Ablauf am Jour Fixe
Auf Formalitäten kann im Jour Fixe verzichtet werden. In den allermeisten Fällen kennen sich alle Beteiligten ohnehin untereinander. Insbesondere der knapp angesetzte Zeitrahmen erzwingt es, lange Begrüßungen auszulassen.
Eine kurze Begrüßung ist dennoch angemessen. Gleiches gilt dafür, die Anwesenheitsliste zu prüfen. Anschließend lässt sich der Jour Fixe grob in drei Abschnitte gliedern.
Rückblick: Zu Beginn sollte darauf geachtet werden, dass alle Teilnehmenden den gleichen Wissensstand zu aktuellen Projekten und Themen haben. Es wird zusammengefasst, wie der Stand der Dinge ist und ob alle gesteckten Ziele erreicht wurden.
Agenda des Tages: Da sich der Kreis der Teilnehmenden nicht ändert, bleiben auch die wichtigen Themen halbwegs gleich. Variation kann es an dieser Stelle natürlich trotzdem geben. Was muss besprochen werden? Was steht bevor? Wo hakt es noch?
Im besten Fall steigert sich die Komplexität der Themen im Verlauf des Jour Fixe. Das sollte der Organisierende beachten, wenn er die Agenda aufstellt.
Ein gut strukturierter Jour Fixe erleichtert nicht nur die Diskussion. Wenn alles geregelt abläuft, hilft es dem Schriftführenden ungemein, alles korrekt zu protokollieren.
Feedback und Ausblick: Anschließend bleibt Raum für Kritik und Vorschläge. Richtet den Blick zm Schluss perspektivisch auf den weiteren Verlauf des Projekts. Es werden neue Ziele gesetzt, die es zu erreichen gilt.
Jour Fixe im 18. Jahrhundert
Trotz der französischen Abstammung kennen Franzosen den Begriff "Jour Fixe" in dieser Form nicht. Ähnliche regelmäßige Treffen nennen sie “réunion de travail régulière” – regelmäßige Arbeitsbesprechung.
Dennoch hat er seine Ursprünge in Frankreich. Genauer gesagt im Frankreich des 18. Jahrhunderts.
Damals etablierte sich im wohlhabenden Bürgertum eine besondere Art des gesellschaftlichen Ereignisses. Betuchte Haushalte legten einen Tag in der Woche oder im Monat fest.
An diesem Tag konnte jeder zu Besuch kommen, ohne vorher eingeladen worden zu sein. Zu der Zeit war es eigentlich unüblich, unangekündigt zu erscheinen. Der Jour Fixe war die Ausnahme dieser Regel.
Besonders beliebt waren diese "Events" in künstlerischen Kreisen. Reiche Familien ließen namhafte oder aufstrebende Künstlerinnen und Künstler kommen und ihre Werke vorführen. Auf diese Weise konnten sie sich den Ruf als Mäzene aufbauen.
Aber auch so galten Gastgebende eines Jour Fixe als wichtige Mitglieder der hohen Gesellschaft.
In einem Bereich spricht man aber noch heute in Frankreich vom Jour Fixe: in Zivilverfahren. Eine “procédure à jour fixe” erlaubt es, im Eilverfahren vor Gericht zu ziehen.
Fehler bei Jour Fixes
So einfach das Konzept des Jour Fixe ist und so effizient er gedacht ist, so schnell kann auch das Gegenteil passieren. In der Organisation gibt es einige Stolperfallen, die dem Betriebsablauf schaden können.
Schlecht gewählter Abstand
Schon die Häufigkeit eines Jour Fixe kann zum Fallstrick werden. Ganz klassisch gilt: Nicht zu häufig, aber auch nicht zu selten. Zu oft angesetzt, wird der Pflichttermin schnell überflüssig und ermüdend.
Trifft man sich hingegen zu selten, hilft es dem Fortschritt eines Projektes nicht weiter, da so der Austausch ins Stocken gerät.
Deshalb gilt es, für den Teilnehmendenkreis und das Projekt passend ein angemessenes Intervall zu finden. Damit steigt oder fällt immerhin der Wert der Sitzungen.
Schlecht gewählter Zeitpunkt
Schlecht gewählte Zeit
Auch die Uhrzeit des Jour Fixe ist ein wichtiger Faktor. Hier müsst ihr einkalkulieren, ob Kolleginnen und Kollegen weite Arbeitswege haben oder familienbedingt etwas früher in den Feierabend gehen.
Den Jour Fixe auf 7:30 Uhr an einen Montag zu legen oder eine halbe Stunde vor Feierabend, ist also keine gute Idee. Zu diesen Zeiten kann es häufiger passieren, dass nicht alle nötigen Mitarbeitenden anwesend sind.
Oder die Konzentration der Gruppe ist gering, weil alle noch oder schon müde sind und bereits an den Feierabend denken.
Deswegen ist es wichtig, eine gute Zeit zu vereinbaren. So wird sichergestellt, dass jeder anwesend ist und sich die halbe Stunde aus dem eigentlichen Tagesplan freischaufeln kann.
Zu große Gruppe
Viele Köche verderben den Brei. Gemäß der simplen Volksweisheit darf die Teilnehmendenliste am Jour Fixe nicht zu lang sein. Sind zu viele Leute beteiligt und wollen etwas beitragen, sinkt die Produktivität der Veranstaltung sehr schnell.
In China wurde die Wirkung von Gruppengrößen auf die Effizienz untersucht. Das Ergebnis zeigt, dass Gruppen mit acht oder neun Mitgliedern besonders leistungsfähig sind. Die Menge ist ausreichend, um gut zu arbeiten, und zu gering, um Trittbrettfahren zu verursachen.
Nun ist das natürlich keine absolute Doktrin, die es zu halten gilt. Dennoch lässt sich davon ableiten, dass es sinnvoller ist, den Kreis halbwegs übersichtlich zu gestalten.
Nicht nur verbessern wenige Teilnehmende das Klima beim Jour Fixe – es garantiert auch, dass sich alle Beteiligten stärker verpflichtet fühlen, anwesend zu sein.
Chaos bei Organisation und Ablauf
Chaos im Ablauf
Der Clou eines Jour Fixe ist es, den kurzen und komprimierten Austausch zu fördern. Das geht aber nur, solange ihr die Uhr im Auge behaltet und ein gutes Zeitmanagement betreibt.
Hält sich das Team zu lange mit einem bestimmten Thema auf, leidet die restliche Tagesordnung darunter. Auch ausufernde Diskussionen können schädlich sein. Um das zu vermeiden, bietet es sich an, einen Timer zu setzen.
Probleme können allerdings schon früher beginnen, bevor der Jour Fixe überhaupt startet. Ist nicht festgelegt, wohin die Besprechungen führen sollen oder ist die Agenda zu vage gestaltet, resultiert das in einem holprigen Ablauf. Das hilft niemandem, verschwendet jedermanns Zeit und ist alles andere als effizient.
Grundloser Jour Fixe
Sich um des Treffen willen zusammenzusetzen, ist sinnlos. Wenn es nichts Neues gibt, muss nichts besprochen werden. Deshalb ist es besser, eine Termin auch mal ausfallen zu lassen, anstatt ihn auf Biegen und Brechen zu forcieren.
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