Handout erstellen: 5 Tipps & 2 Vorlagen

Fachredakteurin

Christin Gruber-Scheuermann

Aktualisiert: 28 Aug 2023

Ein Handout enthält die wichtigsten Informationen deines Vortrags in knapper und übersichtlicher Form. In der Regel benötigst du es für Referate in der Schule oder Universität sowie für Meetings oder Konferenzen im Job. Mit unseren Tipps und Vorlagen kannst du ein gut strukturiertes Handout erstellen.

Bei einem mündlichen Vortrag solltest du grundsätzlich ein Handout erstellen, damit sich dein Publikum rasch einen Überblick über die anstehenden Themenpunkte verschaffen kann.

Da es die wesentlichen Inhalte deines Vortrags enthält, dient es im Nachhinein zudem als Gedächtnisstütze. Im Folgenden erfährst du, was ein Handout ist und worauf es bei Aufbau und Inhalt ankommt.

Was ein Handout ist

Was ein Handout ist

Der Begriff Handout leitet sich vom englischen Verb „to hand out“ ab und bedeutet übersetzt so viel wie „aushändigen“. Im Deutschen wird es oft auch als Handzettel bezeichnet.

Ein Handout ist die schriftliche Zusammenfassung deines mündlichen Vortrags, die du entweder ausgedruckt oder in digitaler Form deinem Publikum zur Verfügung stellst.

Bei Referaten in Schule und Studium ist das Handout in der Regel vorgeschrieben. Aber auch im Business wird es zunehmend häufiger verlangt.

Indem du alle relevanten Informationen in komprimierter Form aufführst, erhalten die Zuhörenden einen groben Überblick über den Inhalt deines Vortrags. Ein gelungenes Handout hat zudem die Funktion einer Gedächtnisstütze, da das Thema selbst Monate später noch schlüssig nachvollzogen werden kann.

Für die vortragende Person ist das Handout eine Orientierungshilfe. Schon beim Erstellen kannst du dir Klarheit über die wichtigsten Punkte deines Vortrags verschaffen und dich später bei deiner mündlichen Präsentation daran orientieren.

Hier findest du Tipps dazu, wie du ein Referat schreiben und vorbereiten kannst.

Handout erstellen: Informationen zu Aufbau und Layout

Handout erstellen: Informationen zu Aufbau und Layout

Aufbau und Layout eines Handouts folgen stets den gleichen Regeln. Lediglich der Umfang hängt davon ab, für welchen Zweck du es benötigst. Worauf es bei Aufbau und Layout ankommt, erfährst du hier.

Der Aufbau deines Handouts

Der Aufbau deines Handouts hat eine klare Reihenfolge. Zudem gibt es mehrere Pflichtangaben, die bei keinem Handout fehlen dürfen.

Im Kopfteil nennst du die grundlegenden Daten zu deinem Vortrag. Das Datum fügst du rechts oben im Kopf ein, alle anderen Angaben werden in der linken oberen Ecke untereinander angeordnet.

Diese Angaben gehören bei Referaten in den Kopfteil deines Handouts:

• Datum
• Name deiner Schule oder Universität
• Deine Klasse beziehungsweise dein Studiengang
• Schulfach oder Seminartitel (inklusive aktuellem Semester)
• Name deiner Lehrerin oder deines Lehrers beziehungsweise der Dozentin oder des Dozenten
• Dein Name

Diese Angaben gehören bei Vorträgen in Meetings oder Konferenzen in den Kopfteil:

• Veranstaltungsort und Datum
• Name der Veranstaltung oder Anlass des Meetings
• Name deiner Firma oder der Forschungseinrichtung
• Dein Name
• Deine Kontaktdaten (E-Mail-Adresse, Webseite und/oder Telefonnummer)

Unter den Kopfteil kommt der Titel deines Referats oder Vortrags, den du mittig platzierst. Der Titel sollte eindeutig und auf einen Blick erfassbar sein. Ergänze einen ausformulierten Leitgedanken, wenn der Titel allein nicht aussagekräftig genug ist.

Weiter geht es mit der Gliederung. Teile die einzelnen Punkte in Einleitung, Hauptteil und Schluss ein und verwende bei Bedarf eine Nummerierung. Das bietet sich vor allem bei längeren Vorträgen mit komplexen Inhalten an.

Einleitung

Einleitung deines Handouts

In der Einleitung geht es darum, die Lesenden an das Thema heranzuführen. Das kann zum Beispiel eine Definition des Themas sein oder eine kurze Erklärung.

Verwendest du in deinem Vortrag Abkürzungen für Institutionen oder Fachbegriffe, solltest du diese hier vorstellen. Manchmal ist das Thema so klar und eindeutig, dass du die Einleitung weglassen kannst.

Hauptteil

Der größte Teil deines Handouts ist der Hauptteil. Zuerst fasst du die wesentlichen Punkte in knappen Überschriften zusammen, danach folgen ausführlichere Zwischenüberschriften und schließlich führst du in Unterpunkten stichpunktartig tiefere Erklärungen an.

Bildlich entspricht dies einer Pyramide: Oben in der Spitze der Pyramide steht die Kernbotschaft und danach wird es immer ausführlicher.

Schluss

Am Schluss kannst du beispielsweise im Fazit die wichtigste Erkenntnis zum Thema noch einmal knapp zusammenfassen. Du kannst aber auch Fragen auflisten, um eine Diskussion zum Thema anzustoßen.

Darunter kommen die Quellenangaben. Dieser Punkt ist besonders wichtig, damit du deine Aussagen belegen kannst. Achte auf eine korrekte Nennung der Werke und gebe alle Quellen an, die du verwendet hast.

Quellenangaben und Feinschliff

Quellenangaben und Feinschliff

Bei Quellenangaben musst du Name und Nachname des Autors nennen, außerdem den Titel des Werks und das Erscheinungsdatum.

Beziehst du dich auf Zeitschriften, darfst du die Seitenangaben nicht vergessen. Bei Internetquellen musst du die Internetadresse und das Datum angeben, an dem du die Seite zuletzt aufgerufen hast.

Gibt es zu deinem Vortragsthema wichtige Diagramme, Tabellen oder andere Grafiken, solltest du diese am Ende deines Handouts im Anhang einfügen. Damit entlastest du deine PowerPoint-Präsentation.

Statistiken sind zum Beispiel oft sehr umfangreich und unübersichtlich. Im Gegensatz zur kurz gezeigten Folie haben Leser beim Handout genügend Zeit, den Inhalt komplett zu erfassen.

Verwende am besten unsere zwei Vorlagen als Muster, die du weiter unten findest. Damit kannst du ein Handout gestalten, das optimal zu deinen Anforderungen passt.

Vorsicht: Manchmal ist der Aufbau für dein Handout genau vorgegeben. Erkundige dich vorab, ob du dich an spezielle Vorgaben halten musst. Wenn dies der Fall ist, musst du dich unbedingt daran halten.

Hier findest du Tipps und Beispiele zum Zitieren von Internetquellen.

Das richtige Layout für dein Handout

Das richtige Layout für dein Handout

Wie übersichtlich und schnell erfassbar dein Handout ist, hängt im Wesentlichen vom richtigen Layout ab. Beim Handout erstellen ist weniger oft mehr: Das betrifft die Menge an Inhalt genauso wie den Umgang mit Gestaltungselementen, Farben und Grafiken.

Auch wenn das Thema komplex und erklärungsbedürftig ist, darf dein Handout kein Roman werden. Ausformulierte, verschachtelte Sätze verlangsamen den Lesefluss.

Ist dein Publikum zu sehr mit Lesen beschäftigt, lenkt dies von deinem mündlichen Vortrag ab. Verwende stattdessen eine stichpunktartige Auflistung der wichtigsten Aspekte. Das erleichtert das Lesen.

Schriftgröße und Schriftart spielen eine wichtige Rolle. Du solltest nicht in Versuchung geraten, eine zu kleine Schriftgröße zu verwenden, um mehr Inhalt unterzubringen. Dadurch wird dein Handout unleserlich.

Auch eine zu große Schrift solltest du vermeiden, weil das unprofessionell wirkt. Verwende eine Standardschrift ohne Schnörkel, damit der Inhalt leicht zu erfassen ist. Fettungen und Unterstreichungen solltest du gezielt einsetzen, um einzelne Inhalte deines Handouts hervorzuheben.

Titel, Überschriften und auch Zwischenüberschriften sind besonders wichtig, deswegen solltest du sie optisch hervorheben. Verzichte dabei jedoch auf den Einsatz von Farben. Am besten verwendest du für dein Handout durchgängig die Schriftfarbe Schwarz.

Der Umfang deines Handouts hängt vom Verwendungszweck ab. In der Schule ist bei einem Referat in der Regel eine DinA4-Seite ausreichend. Referate an der Universität sind oft ausführlicher und das Handout kann hier auch mal drei bis vier DinA4-Seiten lang sein.

Im Business und auf Konferenzen hängt der Umfang vom Thema und der Rededauer ab. Generell gilt: je kürzer, desto besser.

Tipp: Umfasst dein Handout mehrere Seiten, solltest du in der Fußzeile Seitenzahlen einfügen und die Blätter zusammentackern.

Wichtig: In der Schule oder Universität schreibt die Lehrperson in der Regel das Seitenlayout und den Umfang vor. In diesem Fall musst du dich zwingend an diese Vorgaben halten.

Nützliche Tipps für ein perfektes Handout

Nützliche Tipps für ein perfektes Handout

Ein gutes Handout ist übersichtlich und knapp. Trotz des begrenzten Platzes muss es dir gelingen, das Thema bestmöglich darzustellen.

Mit unseren Tipps kannst du ein Handout erstellen, das deinen mündlichen Vortrag perfekt unterstützt.

Halte dich kurz

Ein Handout soll deinen mündlichen Vortrag unterstützen und die Aufmerksamkeit nicht zu sehr von dir weglenken. Halte das Handout deswegen kurz und führe nur die wichtigsten Aspekte auf. Dann ist der Inhalt schnell zu erfassen und das Publikum kann sich auf deinen Vortrag konzentrieren.

Überlade das Handout nicht mit unnötigen Inhalten und achte auf genügend Weißraum. Am besten lässt du auf der linken oder rechten Seite einen etwa fünf Zentimeter breiten weißen Rand frei, damit sich die Zuhörenden Notizen zu den einzelnen Punkten machen können.

Auch beim Text ist weniger oft mehr. Vermeide ausformulierte und verschachtelte Sätze. Eine stichpunktartige Auflistung sorgt dafür, dass die einzelnen Punkte deines Handouts leicht verständlich und gut lesbar sind.

Vorsicht: Dein Handout soll zwar knapp und übersichtlich sein, es darf aber nicht zu kurz ausfallen. Fehlen wichtige Informationen, machen sich die Zuhörenden andauernd Notizen. Dann besteht die Gefahr, dass sie einen großen Teil deiner Ausführungen nicht mitbekommen.

Achte beim Inhalt auf eine klare Struktur

Achte beim Inhalt auf eine klare Struktur

Je klarer du den Inhalt deines Handouts strukturierst, desto besser kann dein Publikum das Thema deines Vortrags verstehen. Eine Gliederung sorgt für Struktur.

Überlege dir vorab, was die Hauptpunkte sind und nimm diese als Überschrift in die Gliederung auf. Danach führst du stichpunktartig tiefere Erklärungen zu den jeweiligen Punkten auf.

Die Gliederung besteht aus mehreren Teilen. Am Anfang kommt als Einleitung eine Hinführung zum Thema. Das kann zum Beispiel eine kurze Definition des Themas sein oder aber eine Erklärung wichtiger Begriffe und Zusammenhänge.

Danach kommen als Hauptteil die einzelnen Hauptpunkte, die du zuvor bereits festgelegt hast. Achte auf eine logische Reihenfolge und arbeite dich von Punkt zu Punkt tiefer ins Thema ein. Gehe jedoch nicht zu sehr ins Detail, dazu ist der mündliche Vortrag da.

Baue Bilder, Diagramme oder Statistiken bei Bedarf an geeigneter Stelle ein. Ausführliche Grafiken fügst du aber besser am Ende des Handouts im Anhang ein und verweist darauf im Text. Hier kannst du auch ein etwas ausführlicheres Glossar einbauen, falls dies zum Verständnis des Vortrags nötig ist.

Im Schlussteil kannst du in einem Fazit die Kernbotschaft deines Vortrags noch einmal zusammenfassen oder aber Diskussionsfragen stellen, um das Publikum in deinen Vortrag einzubeziehen.

Hier findest du Tipps für erfolgreiches Diskutieren und bessere Argumentationen.

Behalte die Zuhörenden im Hinterkopf

Behalte die Zuhörenden im Hinterkopf

Beim Erstellen des Handouts solltest du immer die Zuhörenden im Hinterkopf behalten und dich fragen, wie viel Vorwissen sie haben.

Sprichst du vor einem Expertenkreis, sind beispielsweise Erklärungen von Abkürzungen und Fachbegriffen meist überflüssig.

Ist das Thema für dein Publikum Neuland, musst du behutsam ins Thema einsteigen und dein Handout gut verständlich aufbauen.

Indem du mit Stichpunkten arbeitest und Abkürzungen verwendest, wird der Text schneller erfassbar. Übertreibst du es jedoch, kann der Text unverständlich werden. Deine Zuhörerschaft muss in der Lage sein, die Ausführungen auf deinem Handout zu verstehen.

Vorsicht: Beschäftigst du dich lang und ausführlich mit einem Thema, kannst du „betriebsblind“ werden. Versetze dich in die Zuhörenden hinein und überlege, ob sie deinen Ausführungen überhaupt folgen können.

Hier findest du Tipps zum Halten eines Vortrags.

Verknüpfe deinen Vortrag mit dem Handout

Ein gelungenes Handout unterstützt deinen mündlichen Vortrag. Damit sich beides gut ergänzt, solltest du den Vortrag mit dem Handout verknüpfen.

Halte dich beim Vortragen an die Reihenfolge auf deinem Handout und baue die gleichen Überschriften und Zwischenüberschriften ein. Dadurch stellst du eine Verbindung zwischen deinem Vortrag und dem Handout her. Dein Handout ist im Grunde die schriftlich formulierte Gliederung deines Vortrags.

Auch bei einer PowerPoint-Präsentation solltest du dein Handout darauf abstimmen und die gleiche Reihenfolge einhalten. Verwende auf einigen Folien die gleichen Überschriften und Zwischenüberschriften, das erhöht den Wiedererkennungseffekt.

Für dein Publikum ist das eine wertvolle Orientierungshilfe.

Verteile das Handout zum richtigen Zeitpunkt

Verteile das Handout zum richtigen Zeitpunkt

Überlege dir gründlich, zu welchem Zeitpunkt du das Handout an die Zuhörenden übergibst. Je nach Situation, Thema und Anlass kann sich der richtige Zeitpunkt unterscheiden.

Bei Referaten in der Schule oder Universität wird das ausgedruckte Dokument in der Regel vor Beginn deines mündlichen Vortrags verteilt, damit sich die Anwesenden einen groben Überblick über das Thema verschaffen können.

Hier besteht aber die Gefahr einer Ablenkung, weil permanent gelesen oder lautstark durch die Seiten geblättert wird.

Im Business steht dir der Zeitpunkt der Ausgabe meist frei. Manchmal ergibt es Sinn, das Handout erst dann zu verteilen, wenn es als Unterstützung unbedingt erforderlich ist.

Das kann zum Beispiel der Fall sein, wenn du eine Grafik zur Veranschaulichung benötigst oder wenn du es als dramaturgisches Element einsetzen möchtest.

Gibst du das Handout erst nach deinem Vortrag aus, kann sich dein Publikum voll und ganz auf deine mündliche Rede konzentrieren. Die schriftliche Zusammenfassung dient dann in erster Linie als Gedächtnisstütze. Indem du weiterführende Informationen anführst, bietest du einen Mehrwert.

Handout erstellen: Muster als Vorlagen

Handout erstellen: Muster als Vorlagen

Im Folgenden haben wir zwei Muster-Handouts für dich, die du beim Erstellen als Vorlagen verwenden kannst. So fällt es dir sicherlich leichter, die richtige Struktur zu finden und dich kurz zu fassen.

Vorlage: Handout für Referate in Schule und Universität

Diese Vorlage dient als Muster für dein Referat, das du in der Schule oder Universität halten musst. Erkundige dich aber unbedingt vorab, ob es Vorgaben zum Inhalt und Seitenlayout gibt, die du zusätzlich einhalten musst.

Vorlage: Handout für Präsentationen in Meetings und Konferenzen

Vorlage: Handout für Präsentationen in Meetings oder Konferenzen

Auch wenn bei einem Vortrag in einem Meeting oder auf einer Konferenz kein Handout vorgeschrieben ist, solltest du die wichtigsten Informationen schriftlich zusammenfassen.

Dein Publikum kann dadurch das Thema besser erfassen und später alles noch einmal in Ruhe nachlesen.

Diese Vorlage zeigt dir, wie ein Handout für Vorträge in Meetings und Konferenzen aufgebaut ist. Unterteile es in Einleitung, Hauptteil und Schluss. Den Inhalt kannst du je nach Bedarf abwandeln.

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