Delegieren: 7 Tipps und 5 häufige Fehler
Delegieren bedeutet, auch mal Aufgaben abgeben zu können. Diese Fähigkeit ist in jedem Beruf und auch im Privaten sehr wichtig. Und trotzdem scheitern viele Menschen bei dem Versuch. Wir verraten dir, warum. Außerdem haben wir die besten Tipps zum richtigen Delegieren.
Das Wort "delegieren" kommt aus dem Lateinischen und bedeutet so viel wie "beauftragen", "anweisen" oder "anvertrauen". Das gelingt am besten, wenn man weiß, worauf es beim Delegieren ankommt.
Das bedeutet Delegieren
Das bedeutet Delegieren
Den Begriff "delegieren" oder auch "Delegation" kennt man besonders aus dem Business-Bereich. Dort meint er in erster Linie, dass Führungskräfte Aufgaben an ihre Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter übertragen.
Aber auch in anderen Bereichen spielt das Delegieren eine Rolle. Es kann im Verein genauso wichtig sein wie im Haushalt, bei der Steuer oder in vielen anderen Alltagssituationen.
Gemeint ist überall das Gleiche: Man gibt Arbeit an andere Personen ab, um sich selbst zu entlasten und die Arbeitslast besser zu verteilen. Das erfordert einiges an Absprachen und auch an innerer Haltung.
Wer delegieren sollte
Immer dann, wenn die eigenen Aufgaben zu viel werden oder man sie als unangenehm und belastend empfindet, sollte man ernsthaft über das Delegieren nachdenken. Außerdem ist Delegieren immer dann angezeigt, wenn Arbeit sehr ungleich verteilt ist.
Bei Führungskräften gehört das Verteilen der Arbeit zum Hauptjob. Es funktioniert einfach nicht, dass die Chefin oder der Chef alle Aufgaben selbst erledigt. Ihre oder seine Aufgabe ist es, dafür zu sorgen, dass die Arbeit erledigt wird, oft durch Delegieren.
Ähnlich gilt das aber auch in anderen Bereichen:
- Zum Beispiel Lieferdienste, Wäschereien, Putzkräfte oder Steuerberaterinnen und -berater.
- Erwachsene können Teile der Haus- und Gartenarbeit an die Kinder delegieren – natürlich dem Alter und den Fähigkeiten entsprechend.
- Innerhalb von Partnerschaften können und sollten Aufgaben sinnvoll verteilt werden.
- Auch im Freundeskreis oder in der Nachbarschaft können Aufgaben übernommen werden.
- Der Vereinsvorstand kann andere Mitglieder um konkrete Hilfen bitten, statt jede Aufgabe selbst zu erledigen.
Delegation: Das sind die Vorteile
Vorteile des Delegierens
Aufgaben zu delegieren hat viele Vorteile für alle Beteiligten:
- Du kannst dich besser auf deine Kernkompetenzen konzentrieren, wenn du Aufgaben abgibst, in denen du nicht so gut bist oder die du nicht gerne machst.
- Du hast weniger Stress und fühlst dich nicht mehr so leicht überfordert.
- Im Idealfall kannst du Aufgaben an Menschen abgeben, die darin gut sind, sodass die Arbeit am Ende besser erledigt ist, als wenn du sie selbst gemacht hättest.
- Wer Aufgaben übertragen bekommt, übernimmt Verantwortung und lernt Neues.
- Insgesamt kann durch gutes Delegieren meist deutlich mehr erledigt werden.
- Durch gelungenes Delegieren steigen Vertrauen und Kommunikation in einem Team.
- Es geht auch mal ohne dich, wenn du zum Beispiel krank oder im Urlaub bist.
Häufige Fehler beim Delegieren
Häufige Fehler beim Delegieren
Delegieren funktioniert nur dann, wenn man es richtig macht. Sonst bleibt am Ende die Arbeit liegen und alle Beteiligten sind frustriert. Diese fünf häufigen Fehler beim Delegieren solltest du vermeiden.
Zu wenig delegieren
Der häufigste Fehler beim Delegieren ist es, zu wenige Aufgaben abzugeben, weil man anderen wenig zutraut. Dadurch bleibt doch wieder viel Arbeit bei dir hängen und die anderen fühlen sich nicht wertgeschätzt.
Oft liegt es an der inneren Einstellung, wenn man zu wenig delegiert. Typische Gedanken dabei sind:
- "Es geht viel schneller, wenn ich es selbst mache."
- "Das klappt doch sowieso nicht."
- "Außer mir kann das niemand."
- "Dann denken die anderen, ich kann das nicht selbst erledigen."
- "Es gehört zu meinen Aufgaben, das kann ich doch nicht einfach abgeben."
- "Die anderen haben sowieso schon genug zu tun."
In diesem Artikel findest du wertvolle Tipps für eine bessere Selbstorganisation.
Unklare Vorgaben beim Delegieren
Wenn jemand eine Arbeit für dich übernehmen soll, muss sie oder er genau wissen, was verlangt wird. Nimm dir deshalb Zeit, die Aufgabe genau zu erklären.
Besprecht gemeinsam,
- welche Teilaufgaben zu erledigen sind,
- wie diese aussehen sollen,
- warum sie wichtig sind und
- bis wann sie erledigt sein sollen.
Manchmal ist es sinnvoll, diese Vereinbarungen schriftlich festzuhalten. Sehr hilfreich ist es, die andere Person noch einmal die Aufgabe in eigenen Worten wiederholen zu lassen. Dabei werden Unklarheiten und Missverständnisse rechtzeitig deutlich. Tipps für eine gute Einarbeitung findest du hier.
Zu viel Kontrolle
Zu viel Kontrolle
Wenn du eine Aufgabe abgibst, bedeutet das, dass zunächst eine andere Person dafür zuständig ist.
Natürlich wirst du in vielen Fällen die Erledigung kontrollieren müssen. Aber es schadet, ständig nachzufragen und jeden Schritt im Blick haben zu wollen.
Dahinter steckt oft die Sorge, dass die Dinge nicht richtig gemacht werden, wenn man sie nicht selbst macht. Und natürlich kann es sein, dass die Arbeit erst einmal nicht so gut gelingt. Dann wird es eben beim nächsten Mal besser.
Diese Phase gilt es zu überwinden und auch mal loszulassen. Wer eine Aufgabe erledigt, braucht eine gewisse Freiheit in der Art, wie sie oder er damit umgeht. Sonst sorgst du für Frust auf beiden Seiten.
Zu wenig Rückmeldung
Eine Aufgabe zu delegieren bedeutet in den meisten Fällen nicht, sie komplett aus dem Kopf zu verlieren. Eine Kontrolle gehört wenigstens nach Abschluss der Arbeit zur Delegation dazu.
Ein wichtiger Teilaspekt einer guten Kontrolle ist die Rückmeldung und Wertschätzung. Dank, Lob und positiv formuliertes Feedback erleichtern das Delegieren in der Zukunft und drücken deine Wertschätzung aus. Das steigert die Motivation deines Gegenübers.
Den eigenen Weg als den einzig richtigen ansehen
Wenn wir etwas häufiger tun, entwickeln wir Routinen. Und diese Routinen kommen uns dann schnell wie die beste oder einzig richtige Lösungsmöglichkeit vor. Natürlich wollen wir, dass die Aufgabe genau so erledigt wird.
Andere Menschen gehen jedoch anders an Aufgaben heran. Das kann beim Delegieren ein echtes Problem darstellen. Es funktioniert nämlich meistens nicht, anderen den eigenen Weg aufzuzwingen.
Hier gilt es, sich selbst zurückzunehmen und die anderen einfach mal arbeiten zu lassen, ohne sie ständig zu kontrollieren und unnötig einzuengen. Schau dir in Ruhe an, ob die andere Herangehensweise zu den gleichen Ergebnissen führt.
Und akzeptiere auch, wenn manches vielleicht nicht deinen Ansprüchen genügt. Besprich dann im Detail, was du dir beim nächsten Mal anders wünschst.
Aber überlege dir gut, ob du wirklich an jeder Kleinigkeit herummeckern willst. Oft werden die Dinge nämlich nicht schlechter, sondern nur anders gelöst.
Tipps für gelungenes Delegieren
Tipps für gelungenes Delegieren
Diese Tipps und Überlegungen helfen dir, Arbeiten sinnvoll abzugeben. Mit ihrer Hilfe lernst du schnell, richtig zu delegieren.
Wähle die zu delegierenden Aufgaben gut aus
Nicht jede Aufgabe ist gleich gut zum Delegieren geeignet. Manches erledigst du am besten selbst. Aber wie entscheidet man, welche Aufgabe man delegieren sollte und welche nicht?
Besonders gut kannst du Routineaufgaben delegieren, die in ähnlicher Weise immer wiederkehren. Dann lohnt es sich besonders, anderen die Aufgaben zu erklären und zu übertragen, weil diese auf Dauer wirkliche Verantwortung übernehmen können.
Auch Aufgaben, die andere besser können, solltest du delegieren. Es bringt einfach nichts, wenn du dich tagelang mit der Steuererklärung herumschlägst, die ein Profi viel schneller und besser erledigen könnte.
Interessiert sich jemand besonders für eine Aufgabe, eignet sich auch diese gut zum Delegieren. Das steigert nämlich die Motivation und die Aufgabe wird meist besser und schneller erledigt.
Auch Aufgaben mit Lernpotenzial können oft gut delegiert werden. Irgendwer im Team muss sich eine neue Fähigkeit aneignen, weil diese bisher niemand kann? Dann musst du nicht selbst diese Person sein, sondern kannst die Aufgabe abgeben.
Und schließlich solltest du versuchen, Aufgaben zu delegieren, die du sehr ungern machst. Diese blockieren dich nämlich und sorgen dafür, dass du für die wichtigen Aufgaben nur noch wenig Zeit und Energie hast.
Wähle die passenden Personen für die Aufgabe aus
Die passenden Personen für Aufgaben auswählen
Eine Aufgabe sollte idealerweise von der Person bearbeitet werden, die sie besonders gut oder effektiv erledigen kann. Deshalb ist es entscheidend, die passenden Personen dafür zu finden.
Um in einem Betrieb, im Verein oder auch im Freundeskreis die passenden Personen zu finden, solltest du diese gut kennen. Kommunikation ist deshalb beim Delegieren ganz entscheidend.
Wichtig ist außerdem, dass du der Person auch vertrauen kannst. Nur dann kannst du die Aufgabe auch wirklich loslassen, statt sie im Hintergrund ständig zu überwachen.
Aber: Halte dich gerade bei kleineren und einfachen Aufgaben nicht mit zu langer Recherche auf, sondern gib diese möglichst zügig ab, damit sie erledigt werden können.
Klärt gemeinsam, was zu tun ist
Wenn jemand anderes eine Aufgabe für dich übernehmen soll, braucht sie oder er klare Informationen darüber, was dir wichtig ist. Klärt deshalb gemeinsam die wichtigsten Fakten.
Dazu gehören nicht nur Teilaufgaben und Zeitrahmen, sondern auch die Frage, warum die Aufgabe wichtig ist. Wenn der anderen Person der Hintergrund der Aufgabe klar ist, steigert das die Motivation und Eigenverantwortung.
Außerdem solltet ihr besprechen, ob und wann Zwischenschritte vorgelegt werden sollen. Halte dich dann möglichst genau an die Absprachen und verzichte vor allem auf zusätzliche Kontrollen zwischendurch.
Delegiere, wenn möglich, auch Entscheidungen
Wenn es möglich ist, solltest du nicht nur Routineaufgaben abgeben, sondern diese nach und nach auch mit Entscheidungen verknüpfen. Dadurch wirst du mehr entlastet und die andere Person fühlt sich wertgeschätzt, weil sie interessantere Aufgaben bekommt.
Wie viel Verantwortung du abgeben kannst, ist sehr von der Situation abhängig. Wenn du erst mit dem Delegieren beginnst, werden die Aufgaben am Anfang sicher einfacher und klarer vorgegeben sein. Mit der Zeit kannst du aber immer mehr Recherchen und eigene Entscheidungen delegieren.
Wichtig ist, dass du das Maß der Eigenverantwortung deutlich kommunizierst. Soll die andere Person genau das tun, was du vorgibst oder sind auch eigene Lösungsansätze erwünscht? Beides ist in Ordnung, sollte aber beiden Seiten klar sein.
Sorge für die notwendigen Voraussetzungen
Schaffe die notwendigen Voraussetzungen
Wenn du eine Aufgabe delegieren möchtest, musst du auch die notwendigen Voraussetzungen schaffen, damit die andere Person diese durchführen kann.
Das bedeutet zum Beispiel, dass du alle notwendigen Informationen zugänglich machst.
Hilfreich ist auch Transparenz anderen Beteiligten gegenüber. Wenn Kunden, Kollegen oder Vereinsmitglieder wissen, dass eine Person eine bestimmte Aufgabe übernommen hat, können sie diese unterstützen.
Dadurch steigt die Handlungsfähigkeit deutlich.
Standardisierte und immer wiederkehrende Arbeiten kannst du umso leichter delegieren, wenn du dir selbst die Abläufe klar machst. Checklisten, Ablaufpläne und Vorlagen können deshalb sehr hilfreich beim Delegieren sein.
Hier erfährst du die besten Tipps zum Zeitmanagement.
Delegiere rechtzeitig
Es ist ungeschickt und wird leicht als respektlos empfunden, Aufgaben auf den letzten Drücker abzugeben. Die andere Person hat dann nur noch wenig Spielraum, um die Aufgabe zu erledigen. Das sorgt für Frust.
Delegiere Aufgaben deshalb so frühzeitig wie möglich und eher zu Beginn als am Ende eines Arbeitstages. Dann ist die Chance, dass es gut und zügig erledigt wird, deutlich höher.
Wenn doch einmal schnelle Erledigung zu einem ungünstigen Zeitpunkt nötig ist, kommuniziere, dass dir das leidtut und du beim nächsten Mal versuchst, früher Bescheid zu geben.
Stehe für Rückfragen und Gespräche zur Verfügung
Zum Delegieren gehört auch Kommunizieren. Ständige Zwischenkontrollen sind dabei nicht zielführend. Aber es sollte klar sein, dass du jederzeit offen für Rückfragen, klärende Gespräche oder andere Probleme bist.
Oft lassen sich Probleme innerhalb weniger Minuten lösen, die dann am Ende ein deutlich besseres Ergebnis bringen und der oder dem Mitarbeitenden viel Zeit sparen. Deshalb ist Kommunikation so wichtig.
Wenn die Aufgabe erledigt ist – oder bei komplexeren Aufgaben auch schon zwischendrin – solltest du konstruktives Feedback zur Erledigung geben. Kommuniziere dies im Vorfeld und vereinbare die entsprechenden Gespräche.
Sondersituation: Aufgaben an Kinder und Jugendliche delegieren
Aufgaben an Kinder und Jugendliche delegieren
Innerhalb der Familie (oder auch in Schulklassen, Vereinen, Jugendgruppen etc.) ist es wichtig, dass auch Kinder und Jugendliche Aufgaben übernehmen.
Auch das ist Delegieren, allerdings gibt es hier einige spezielle Dinge zu beachten:
Wenn man Kindern und Jugendlichen Aufgaben überträgt, geht es vor allem darum, dass diese lernen sollen, Verantwortung zu übernehmen. Es kann also sehr gut sein, dass die Aufgabe am Anfang nicht gut klappt.
Dann ist der Reiz, sie wieder selbst zu übernehmen, oft groß. Das wäre aber ein Fehler. Beim Delegieren an Kinder und Jugendliche müssen wir in Kauf nehmen, dass es zu Beginn für uns mehr Arbeit ist, als wenn wir schnell selbst die Spülmaschine aufräumen oder den Müll raustragen würden.
Trotzdem ist es für alle Beteiligten wichtig, auf das Erledigen der Aufgaben zu bestehen. Auf diese Weise entwickeln sich Kinder und Jugendliche zu selbstständigen und verantwortungsvollen Erwachsenen.
Natürlich sollte eine Aufgabe zum Alter und den Fähigkeiten des Kindes passen. Je jünger ein Kind ist, umso einfacher und kürzer müssen die Aufträge sein. Nach und nach können diese dann komplexer werden.
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