ABC Analyse: 5 Tipps & 6 Anwendungsbeispiele
Mit der ABC Analyse deckst du unwirtschaftliche Bereiche in deinem Unternehmen auf. Indem du beispielsweise Personen oder Produkte den Kategorien A, B oder C zuordnest, erkennst du ihre Wichtigkeit für dein Unternehmen. Im Folgenden haben wir eine Definition, nützliche Tipps und Beispiele.
Die Ursprünge der ABC Analyse gehen zurück auf den US-amerikanischen Manager H. Ford Dickie von General Electric. Im Jahr 1951 beschrieb er zum ersten Mal seine Vorgehensweise, Objekte in verschiedene Klassen einzuteilen. Dadurch können sie nach ihrer Wichtigkeit beurteilen werden.
Zu Beginn wurde die ABC Analyse im Bereich der Materialwirtschaft eingesetzt, um Lagerkosten zu senken. Da die Methode sehr effektiv ist, entwickelte sie sich schnell zu einem beliebten Analyseverfahren für verschiedene Bereiche. Worauf es dabei ankommt, erfährst du hier.
Was eine ABC Analyse ist
Das ist eine ABC Analyse: Definition und Ziele
Unternehmen wenden häufig die ABC Analyse an, weil es sich um eine einfache und gleichzeitig sehr flexible Methode handelt.
Im Folgenden lernst du die Definition sowie Ziele der ABC Analyse kennen, außerdem stellen wir Vorteile und Nachteile gegenüber.
Definition ABC Analyse
Bei der ABC Analyse handelt es sich um ein Controlling-Verfahren.
Mit diesem kannst du verschiedenste Unternehmensbereiche hinsichtlich ihrer Wirtschaftlichkeit untersuchen. Aufgaben, Materialien, Produkte oder auch die Kundschaft werden je nach Wichtigkeit in drei Kategorien eingeteilt.
Eine Zuordnung in Kategorie A erfolgt, wenn du ein bestimmtes Kriterium als sehr wichtig für den Unternehmenserfolg ansiehst.
Das kann zum Beispiel eine Kundin oder ein Kunde mit sehr hohem Umsatz sein oder ein Produkt, das hohe Gewinne einbringt. Während die Kategorie B als wichtig für den Unternehmenserfolg erachtet wird, wird die Kategorie C als unwichtig eingestuft.
Die ABC Analyse dient dir als Entscheidungshilfe, welche Strategien und Maßnahmen für die jeweiligen Kategorien eingeleitet werden müssen, um den Unternehmenserfolg zu sichern oder zu steigern.
Sie wird häufig bei der Beschaffung von Gütern und bei Rationalisierungsprojekten angewandt, außerdem dient sie als Planungsinstrument und liefert Anstöße für Verbesserungsprozesse.
Diese Ziele verfolgt die ABC Analyse
Mit der ABC Analyse kannst du die aktuelle Situation deines Unternehmens besser einschätzen. Sie hilft dir dabei, das Wesentliche vom Unwesentlichen zu unterscheiden.
Durch die Zuordnung in die Kategorien A, B und C erkennst du auf einen Blick, was einen hohen Anteil am Unternehmenserfolg hat und was eine untergeordnete Rolle spielt. Auf diese Art erkennst du auch Kostenfresser.
Das kann beispielsweise ein C-Produkt mit einer geringen Gewinnspanne sein, das gleichzeitig mit einem hohen Vertriebsaufwand verbunden ist.
Indem du Aktivitäten schwerpunktmäßig auf die Bereiche mit der größten wirtschaftlichen Bedeutung lenkst, steigerst du die Wirtschaftlichkeit deines Unternehmens. Die Kosten für Bereiche der C-Kategorie kannst du dagegen durch Vereinfachungsmaßnahmen gezielt senken.
Vorteile und Nachteile der ABC Analyse
Vor- und Nachteile der ABC Analyse
Die Zuordnung der Produkte, Personen, Arbeitsvorgänge, Materialien oder anderer Objekte in die Kategorien A, B und C erfolgt anhand von Kennzahlen.
Für deine Analyse musst du vorab eine relevante Kenngröße festlegen, zum Beispiel Bestellmenge, Arbeitsleistung, Materialkosten, Gewinnmarge oder Vertriebskosten. Anhand dieser nimmst du die Klassifizierung vor.
Diese Vorgehensweise bringt viele Vorteile mit sich, ist aber auch mit Nachteilen verbunden. Vor dem Start solltest du abwägen, ob die ABC Analyse für dein Vorhaben geeignet ist.
Diese Vorteile bietet die ABC Analyse
Übersichtliche Darstellung: Du kannst die ABC Analyse auch bei großen Datensätzen anwenden, da die Zuordnung in die Kategorien für eine unbegrenzte Anzahl von Objekten vorgenommen werden kann.
Einfach und nachvollziehbar: Anhand der festgelegten Kennzahlen ist die Zuordnung zum Beispiel in einer Excel-Liste auf Knopfdruck möglich. Die Zuordnung ist leicht nachvollziehbar und stellt eine gute Grundlage für künftige strategische Entscheidungen dar.
Aufdecken von unwirtschaftlichen Bereichen: Eine Zuordnung in die Kategorie C bedeutet, dass es sich um etwas handelt, was für den Unternehmenserfolg unwichtig ist oder nur einen geringen Beitrag leistet. Daraus kannst du Maßnahmen ableiten, um die Prozesskosten zu senken.
Reduzierung aufs Wesentliche: Die Beurteilung anhand von klar definierten Kennzahlen ermöglicht dir, selbst komplexe Prozesse aufs Wesentliche zu reduzieren. So werden Prozesse leichter vergleichbar.
Vielseitig einsetzbar: Die ABC Analyse ist eine sehr flexible Methode. Deswegen kannst du sie in den unterschiedlichsten Situationen einsetzen.
Nachteile und Grenzen der ABC Analyse
Kennzahlen müssen eindeutig sein: Eine verlässliche Zuordnung in die Kategorien A, B und C ist nur möglich, wenn sich die Kennzahlen deutlich voneinander unterscheiden. Ansonsten ist die ABC Analyse nicht aussagekräftig genug.
Entwicklungspotenzial wird nicht berücksichtigt: Da es sich bei einer ABC Analyse um die Beurteilung des Ist-Zustands handelt, fließen mögliche positive Entwicklungen nicht mit in die Beurteilung ein.
Eindimensionalität: Für die Zuordnung in die Kategorien A, B und C wird nur ein Kriterium herangezogen. Diese einseitige Betrachtung lässt qualitative Faktoren und unternehmenspolitische Aspekte außer Acht.
Falsche Betrachtungsweise: Bei einer ABC Analyse gibt es keine vorgegebenen Werte, ab wann Objekte als sehr wichtig, wichtig oder unwichtig eingestuft werden sollen. Setzt du die Grenzen falsch, kann es zu einer falschen Beurteilung und Fehlentscheidungen kommen.
Keine Handlungsempfehlungen: Die ABC Analyse liefert dir bei richtiger Anwendung Informationen, was wesentlich oder unwesentlich für dein Unternehmen ist. Die notwendigen Handlungsschritte musst du dir jedoch selbst ableiten.
Tipps zur schrittweisen Umsetzung der ABC Analyse
So wird die ABC Analyse umgesetzt
Die ABC Analyse ist eine leicht anwendbare Methode aus der Betriebswirtschaft, mit der du die Situation deines Unternehmens realistisch bewerten kannst.
Unsere Tipps zeigen dir Schritt für Schritt, wie du bei der Umsetzung der ABC Analyse richtig vorgehst.
Entwickle eine Fragestellung
Im ersten Schritt legst du fest, welche Aspekte deines Unternehmens du mit der ABC Analyse auswerten möchtest. Formuliere eine konkrete Frage und überlege dir, welche Daten du später für die Analyse benötigst.
Mögliche Fragestellungen können sein:
- Welche Lieferanten haben die kürzesten Lieferzeiten?
- Was sind die Produkte mit der höchsten Gewinnspanne?
- Welche Mitarbeiterinnen oder Mitarbeiter erledigen die meisten Aufträge?
- Wie viele und welche Kundinnen und Kunden bringen einen besonders hohen Umsatz?
- Welche Service-Angebote zahlen sich am meisten aus?
Sammle die benötigten Daten, sortiere und berechne sie
Nachdem die Fragestellung feststeht, musst du die benötigten Daten zusammentragen. Hierzu wendest du dich je nach Fragestellung an die richtige Stelle in deinem Unternehmen, zum Beispiel Buchhaltung, Vertrieb, Personalabteilung oder Lager.
Die Daten sortierst du entsprechend der Fragestellung absteigend in einer Liste in einem Tabellenkalkulationsprogramm wie Excel.
Willst du mit der ABC Analyse beispielsweise den Umsatz der Mitarbeitenden im Verkauf betrachten, berechnest du zuerst den Gesamtumsatz. Danach berechnest du den prozentuellen Anteil der einzelnen Personen.
Lege Grenzwerte richtig fest
Grenzwerte richtig festlegen
Anhand der gesammelten und sortierten Daten kannst du die Klassengrenzen festlegen. Bei der Zuordnung in die Kategorien A, B oder C hilft dir das Pareto-Prinzip, auch als 80-zu-20-Regel bekannt.
Das Pareto-Prinzip beschreibt eine statistische Auffälligkeit. Demnach trägt eine kleine Anzahl von hohen Werten mehr zum Gesamtwert bei als eine hohe Anzahl von kleinen Werten.
Das bedeutet: Entsprechend der 80-zu-20-Regel erzielst du mit nur 20 Prozent des Gesamtaufwands 80 Prozent der Ergebnisse.
Mit der ABC Analyse kannst du das Kaufverhalten deiner Kundschaft auswerten. In den meisten Fällen wirst du feststellen, dass es eine kleine Käufergruppe gibt, die einen besonders hohen Anteil am Gesamtumsatz ausmacht. Daneben gibt es eine große Anzahl an Käufern, die in der Summe nur wenig zum Gesamtumsatz beitragen.
Nach der Pareto-Regel handelt es sich um ein Verhältnis von 80 zu 20: Du erzielst 80 Prozent deines Gesamtumsatzes mit nur 20 Prozent besonders umsatzstarker Kundinnen und Kunden.
Die verbleibenden 20 Prozent deines Gesamtumsatzes verteilen sich auf die restlichen 80 Prozent deiner Kundschaft, also auf viele kleine Einzelaufträge mit wenig Umsatz.
Die besonders umsatzstarken Kundinnen und Kunden ordnest du in die Kategorie A ein, da sie für dein Unternehmen sehr große Bedeutung haben.
Danach wirst du feststellen, dass ungefähr 30 Prozent deiner Kundschaft für 15 Prozent des Gesamtumsatzes sorgt. Diese Käufergruppe ist für den Unternehmenserfolg wichtig, deswegen ordnest du sie in Kategorie B ein.
Zuletzt betrachtest du die restlichen 50 Prozent deiner Kundschaft. Zusammen kommt diese Gruppe nur auf 5 Prozent des Gesamtumsatzes und gehört deswegen in die Kategorie C. Für den Unternehmenserfolg ist diese Gruppe unwichtig.
Tipp: Zur Darstellung dieses Phänomens eignet sich eine Lorenz-Kurve besonders gut. Dabei handelt es sich um eine Art Diagramm, mit der du die Ungleichheit der Verteilung optisch darstellen kannst.
Vorsicht: Das Pareto-Prinzip beschreibt nur eine Wahrscheinlichkeit. In der Praxis fallen die Werte in der Regel anders aus und unterscheiden sich nicht so eindeutig wie im Beispiel oben. Liegen Werte nahe beieinander, sind sie nicht aussagekräftig.
Die ABC Analyse kann dann zu einer Fehleinschätzung der Situation führen.
Bei der Festlegung der Klassengrenzen solltest du die 80-zu-20-Regel nur als Richtwert benutzen. Objekte sind mitunter für den Unternehmenserfolg wichtig, auch wenn sie nach dem Pareto-Prinzip in die Kategorie C fallen.
Neu eingeführte Produkte können zum Beispiel ein hohes Entwicklungspotenzial haben, auch wenn der Gewinn noch gering ausfällt.
Am besten probierst du verschiedene Werte für die Klassengrenzen aus und spielst unterschiedliche Szenarien durch. Je nach Fragestellung können die Werte deutlich vom Pareto-Prinzip abweichen.
Üblich ist ein Wertanteil von etwa 60 bis 80 Prozent für die Kategorie A. Da die Klassenzuordnung von der Situation abhängig ist, musst du die Grenzwerte immer individuell anpassen.
Leite Strategien und Maßnahmen ab
Leite Strategien und Maßnahmen ab
In diesem Schritt geht es darum, die richtigen Strategien und Maßnahmen für die jeweiligen Kategorien abzuleiten.
Da die Kategorie A für den Unternehmenserfolg sehr wichtig ist, solltest du den größten Aufwand auf diese Gruppe lenken. Dadurch kannst du den Ertrag in diesem Bereich zusätzlich steigern.
Die Kategorie B ist für dein Unternehmen ebenfalls wichtig. Deswegen solltest du diese Gruppe nicht vernachlässigen. Allerdings sollte der Aufwand für die Gruppe geringer sein als für die Kategorie A.
Für die Kategorie C senkst du den Aufwand, um Kosten zu sparen. Da diese Gruppe für dein Unternehmen unwichtig ist, solltest du hier keine unnötigen Mittel verschwenden.
Durch den verringerten Aufwand verändert sich unter Umständen die Bilanz von Objekten, sodass ein "Aufstieg" in Kategorie B möglich ist.
Kontrolliere die Umsetzung der Strategien
Nachdem du die Strategien umgesetzt hast, musst du im letzten Schritt den Erfolg der Maßnahmen kontrollieren. Überprüfe, ob sich der Ertrag in der Kategorie A wie geplant erhöht hat, der Ausbau der Kategorie B gut voranschreitet und auch in der C-Kategorie Verbesserungen sichtbar werden.
Nach einigen Monaten musst du die ABC Analyse noch einmal von Neuem anstoßen. Durch die Maßnahmen kann es zu Verschiebungen innerhalb der Kategorien gekommen sein, die neue Maßnahmen erforderlich machen.
Anwendungsbeispiele für die ABC Analyse
Anwendungsbeispiele
Durch ihre Flexibilität ist die ABC Analyse eine Methode, die du in vielen Geschäftsbereichen einsetzen kannst. Im Folgenden zeigen wir die wichtigsten Einsatzgebiete und worauf es dabei ankommt.
Materialwirtschaft
Die Ursprünge der ABC Analyse gehen zurück auf die Materialwirtschaft.
Auch heute ist sie in diesem Bereich ein beliebtes Analyseverfahren, weil du dir damit einen guten Überblick über den Verbrauch der in der Produktion eingesetzten Materialien verschaffst.
Unternehmen haben meist eine große Produktpalette, obwohl sie den Hauptumsatz mit wenigen hochwertigen Artikeln erzielen. Die ABC Analyse liefert wichtige Erkenntnisse, welche Materialien für die umsatzstarken Artikel eingesetzt und wo teure Materialien für eher unwichtige Artikel "verschwendet" werden.
Hieraus kannst du Maßnahmen ableiten, um die Kosten im Bereich der Materialwirtschaft zu senken. Hochwertige Produkte werden meist aus hochwertigen Materialien gefertigt.
Diese A-Materialien tragen direkt zum Unternehmenserfolg bei und dürfen somit mit höheren Kosten bei Beschaffung und Lagerhaltung verbunden sein.
Für Artikel, die nur einen geringen Anteil am Unternehmenserfolg haben, sollten keine teuren A-Materialien verwendet werden. Beschaffung und Lagerhaltung sollten hier mit geringen Kosten verbunden sein, um in diesem Bereich die Wirtschaftlichkeit zu steigern.
Logistik und Bestellmanagement
Im Bereich der Logistik liefert die ABC Analyse Erkenntnisse darüber, wie oft Waren gekauft werden. A-Waren werden häufiger gekauft und sollten im Lager weiter vorne platziert werden, um schnell darauf zugreifen zu können.
Außerdem kannst du deine Lieferanten hinsichtlich der Lieferdauer analysieren. Eine Zuordnung in die Kategorien A, B und C zeigt dir, welche Lieferanten besonders zuverlässig und schnell sind. Mit kürzeren Lieferzeiten kannst du dein Bestellmanagement verbessern.
Personalmanagement
Personalmanagement
Auch im Bereich Personalmanagement wird die ABC Analyse häufig angewandt. Mögliche Kennzahlen sind Produktivität oder Kundenorientierung deiner Mitarbeitenden.
Eine anstehende Gehaltserhöhung solltest du von der Produktivität der Mitarbeiterin oder des Mitarbeiters abhängig machen.
Als Maßstab kannst du die in einer Stunde bedienten Kundinnen und Kunden oder den erzielten Monatsumsatz nehmen.
Auf diese Art ist die Gehaltserhöhung leistungsabhängig und damit gut nachvollziehbar. Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter der Kategorie A erhalten mehr als die anderen.
So erhöhst du die Motivation der Mitarbeitenden in den Kategorien B und C, da sie durch eine Leistungssteigerung ebenfalls ihr Gehalt verbessern können.
Hier erfährst du, was du bei einem Mitarbeitergespräch beachten solltest.
Kunden-Analyse
Die ABC Analyse ist eine gute Methode, um den Wert deiner Kundinnen und Kunden für dein Unternehmen zu bestimmen.
Obwohl sich Kundschaft hinsichtlich des Umsatzes oft stark unterscheidet, ist der mit dem Kauf verbundene Aufwand für alle gleich hoch. Das betrifft zum einen die Vertriebskosten, aber auch Service-Leistungen und die Kundenbetreuung.
Teile deswegen deine Kundschaft anhand des erzielten Umsatzes in die Kategorien sehr wichtig, wichtig und unwichtig ein.
Da Kundinnen und Kunden der Kategorie A entscheidend für den Unternehmenserfolg sind, solltest du sie mit verbesserten Service-Leistungen an dein Unternehmen binden. Das geht zum Beispiel durch persönliche Kundenberatung oder Einladungen zu Veranstaltungen.
B-Kundschaft ist ebenfalls wichtig und sollte ans Unternehmen gebunden werden. Hier reichen jedoch kleinere Zusatzleistungen aus. Mit einer Geburtstagsnachricht, Vergünstigungen oder besonderen Angeboten drückst du deine Wertschätzung auf kostengünstige Art aus.
Produktmanagement
Produktmanagement
Im Produktmanagement spielt die ABC Analyse eine wichtige Rolle.
Durch die Zuordnung in die Kategorien A, B und C wird ersichtlich, welche Produkte wesentlich für den Unternehmenserfolg sind.
Im ersten Schritt solltest du jede Produktkategorie einzeln betrachten. Als Kennzahl dient der erzielte Umsatz der einzelnen Produkte innerhalb der ausgewählten Produktkategorie.
Auf diese Art legst du A- und B-Produkte fest und kannst diese durch geeignete Maßnahmen weiter stärken.
Anschließend solltest du die Produktkategorien selbst einer ABC Analyse unterziehen. Wichtige Produktkategorien solltest du fördern und ausbauen, unwichtige kritisch auf ihre Zukunftsfähigkeit prüfen.
Zeitmanagement
Sowohl im privaten als auch im geschäftlichen Bereich profitierst du von einem guten Zeitmanagement. Die ABC Analyse hilft dir dabei, den Fokus stärker auf wichtige Dinge zu lenken und somit deine Arbeitsleistung zu verbessern.
Ordne hierzu Termine, Aufgaben und sonstige Verpflichtungen je nach Dringlichkeit den Kategorien A, B oder C zu. Kategorie A signalisiert sofortigen Handlungsbedarf. Aufgrund der hohen Wichtigkeit solltest du diese Dinge umgehend selbst ausführen.
Auch wenn in Kategorie B kein sofortiger Handlungsbedarf besteht, handelt es sich um wichtige Aufgaben oder Verpflichtungen, die du zeitnah angehen oder an andere übergeben solltest. C-Aufgaben sind nicht so wichtig, deswegen kannst du sie noch etwas aufschieben.
Hier erfährst du alles über das Lean Management, das Kosten senken kann.
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