To-Do-Liste erstellen: 8 Dos & 2 Don’ts + Vorlagen
Wohl jeder kennt es: Du hast viel zu erledigen, hast jedoch Probleme dich zu organisieren oder vergisst gar die Hälfte. Hilfreich ist in diesem Fall eine To-Do-Liste, mit der du deine Aufgaben strukturieren kannst. Wann sich eine To-Do-Liste besonders lohnt, wie du sie am besten anlegst und was du sonst noch beachten musst, erfährst du im Folgenden.
Die To-Do-Liste zeigt dir all deine zu erledigenden Aufgaben im Überblick. Darum wird sie auch Aufgabenliste genannt. Weitere populäre Bezeichnungen sind die Pendenzenliste, Liste-offener-Punkte oder Offene-Punkte-Liste, kurz OPL.
Wir klären dich über die Vorteile einer To-Do-Liste auf und geben Tipps zur geeigneten Struktur.
Vorteile einer To-Do-Liste
Vorteile einer To-Do-Liste
Deine To-Do-Liste kannst du ganz individuell und nach deinen Bedürfnissen gestalten. Sie soll dich bei der Selbstorganisation unterstützen und für besseres Zeitmanagement sorgen.
Da du auf deiner To-Do-Liste deine anstehenden Aufgaben auf einem Blick siehst, kannst du besser einschätzen, was du in dem entsprechenden Zeitraum schaffen kannst.
Darum lohnt es sich eine To-Do-Liste nach Zeiträumen zu untergliedern, also eine To-Do-Liste für einen Tag, eine Woche oder einen Monat anzulegen.
Doch nicht nur für die Selbstorganisation deines Alltags eignen sich die hilfreichen Listen, sondern auch für die Organisation einer Gruppenarbeit oder im Projektmanagement.
Je nach Gliederung und Detailreichtum kannst du festhalten, wer bestimmte Aufgaben erledigt und bis wann diese fertiggestellt sein müssen. Dabei kannst du mit Farben und Symbolen arbeiten und die Liste tabellenförmig anordnen.
Allgemein gibt es zahlreiche Formen der klassischen To-Do-Liste. Die einfachste und weit verbreitetste Form ist wohl die Einkaufsliste.
Das klingt vielleicht erst einmal ungewöhnlich, doch auch hier hältst du fest, welche Lebensmittel und Gegenstände du dringend besorgen musst. Einige Menschen gliedern ihre Liste dabei nach den verschiedenen Geschäften, in denen sie einkaufen müssen.
Für andere dient die Einkaufsliste einfach als kleine Merkhilfe, damit sie nichts Wichtiges vergessen.
Für viele ebenfalls ein wichtiger Begleiter im Alltag ist der Terminkalender. Hier halten sie alle wichtigen Termine fest, machen sich Notizen und können so ihren Kopf ein wenig entlasten.
Die Termine werden hier mit genauem Datum und der Uhrzeit festgehalten und sind in der richtigen Reihenfolge aufgelistet. Ein Terminkalender ist neben einer klassischen To-Do-Liste ein besonders geeignetes Werkzeug, um den Alltag besser zu strukturieren.
Ähnlich wie ein Terminkalender funktioniert auch ein Stundenplan. Auch hier werden die Termine mit der genauen Uhrzeit aufgelistet, nur dass sie sich in einem bestimmten Zeitraum wiederholen, meistens wöchentlich.
Das ist besonders auf zeitlicher Ebene vorteilhaft, da viele Teilaufgaben aufeinander aufbauen. Strukturiertes Arbeiten ist so vor allem in Gruppen möglich. Grafische Mittel wie Balken können die Verständlichkeit noch einmal erhöhen.
Eine solche erweiterte To-Do-Liste kommt vor allem in Projektmanagementsystemen zum Einsatz.
Mit einer To-Do-Liste hast du jedoch nicht nur einen Überblick über die zu bearbeitenden Aufgaben, du kannst auch deine Erfolge kontrollieren und siehst am Ende des Tages schwarz auf weiß, was du alles geschafft hast.
Durch das Abhaken der erledigten Aufgaben schöpfst du neue Motivation und bekommst einen regelrechten Energieschub, um weitere Aufgaben zu erledigen.
Da du die Aufgaben aufschreibst, schaffst du sie aus deinem Kopf und kannst dich voll und ganz auf eine Aufgabe fokussieren, bevor du zu nächsten über gehst.
Tipps zum Erstellen deiner To-Do-Liste
Tipps zum Erstellen deiner To-Do-Liste
Deine To-Do-Liste kannst du ganz nach deinen eigenen Bedürfnissen ausrichten. Im Prinzip gibt es dabei kein richtig und falsch.
Allerdings können ein paar Tipps helfen, deine Liste besonders effizient zu gestalten.
Löse dich von allen Vorgaben
Bei To-Do-Listen kannst du strikt nach einem bestimmten Muster vorgehen oder aber deiner Kreativität freien Lauf lassen und deine Liste ganz individuell gestalten.
Letzteres ist vor allem dann sinnvoll, wenn du zu Perfektionismus neigst. Möchtest du deine Liste perfekt gestalten und setzt deine Erwartungen und Ansprüche immer höher, bedeutet die To-Do-Liste nur eine zusätzliche Belastung für dich.
Besser ist es, die Liste genau auf deine Bedürfnisse zuzuschneiden und sie möglichst effizient zu gestalten. Dabei kannst du dich von allen Vorgaben lösen.
Ein perfekt strukturiertes Bullet Journal mit Zitaten und Zeichnungen mag noch so schön aussehen, wenn es dich jedoch unter Druck setzt, deine Notizen genau so schön einzutragen, ist dieses Format vielleicht nicht das Richtige für dich.
Deine To-Do-Liste sollte vor allem effizient sein. Wenn du also durchstreichst, abhakst, kleine Notizen zwischen den Zeilen hinzufügst oder deine Aufgaben kreuz und quer aufschreibst, kannst du das bei deiner individuellen To-Do-Liste machen.
Wichtig ist einzig, dass du dich zurechtfindest und mit deiner Liste deinen Alltag besser strukturieren kannst.
Plane am Abend für den nächsten Tag
Viele Menschen haben morgens nur wenig Zeit, bevor sie das Haus verlassen. Darum bietet sich die Tagesplanung vor allem am Abend davor an. So weißt du bereits, worauf du dich den nächsten Tag vorbereiten musst und hast den Kopf für die Nacht frei.
So kannst du zudem Schlafstörungen vorbeugen, die auf rasende Gedanken zurückzuführen sind. Am nächsten Tag packst du deine To-Do-Liste nur noch ein und hast alle Aufgaben für den Tag auf einen Blick.
Sammle Aufgaben für einen bestimmten Zeitrahmen
Deine To-Do-Liste muss nicht unweigerlich nur für einen Tag gelten. Du kannst auch eine To-Do-Liste für eine Woche und sogar einen Monat erstellen. So kannst du flexibler entscheiden, wann genau du eine Aufgabe erledigen willst.
Mitunter kannst du die Listen auch noch einmal präziser unterteilen. So kannst du dir beispielsweise jeden Tag deine wöchentliche To-Do-Liste anschauen und die anstehenden Aufgaben auf eine To-Do-Liste für den nächsten Tag schreiben.
Genauso kannst du mit einer Monatsliste vorgehen. Von der monatlichen Liste kannst du anstehende Aufgaben auf deine Wochenliste und schließlich auf deine Tagesliste übertragen. Kurzfristig anfallende Aufgaben kannst du auf diesen Listen dann einfach ergänzen.
Nutze Schlagwörter
Statt deine Erledigungen mit allen Einzelheiten aufzuschreiben, reicht oft schon ein Schlagwort, damit du weißt, was zu tun ist. Das sorgt für mehr Übersichtlichkeit und besseres Zeitmanagement beim Erstellen deiner Liste.
Musst du beispielsweise einkaufen, schreibst du die benötigten Einkäufe besser auf eine gesonderte Einkaufsliste, um deine To-Do-Liste nicht zu überladen. Auch wenn du eine Verabredung hast, reicht es vollkommen aus, den Namen auf deine To-Do-Liste zu schreiben.
Alle weiteren Einzelheiten wie den Ort und die Zeit kannst du in deinem Terminkalender festhalten. Musst du zum Beispiel deine Wäsche waschen, reicht es als Erinnerung einfach “Wäsche“ aufzuschreiben.
Setze Prioritäten
Setze Prioritäten
Deine To-Do-Liste kannst du noch besser strukturieren, wenn du sie nach Prioritäten einteilst. Die weniger wichtigen Erledigungen kannst du dir so für den Ende des Tages aufbewahren und, falls nötig, auf den nächsten Tag verschieben.
Du kannst deine To-Do-Liste beispielsweise nach Wichtigkeit sortieren, indem du die dringenden Erledigungen oben auf die Liste schreibst und alle weiteren Aufgaben nach Wichtigkeit abstufst.
Du kannst natürlich auch mit Farben und Symbolen arbeiten. Wichtige Aufgaben kannst du beispielsweise mit einem Rotstift markieren oder einem Ausrufezeichen versehen.
Wenn du Prioritäten setzt, stellst du sicher, dass du dringende Aufgaben erledigst und nicht immer wieder aufschiebst. Du setzt den Fokus auf die wichtigen Dinge. Kleine und nicht tagesaktuelle Erledigungen werden erst einmal hinten angestellt und mitunter auf den nächsten Tag verschoben.
So kannst du deinen Tag effizienter planen und dich auf die wichtigen Erledigungen fokussieren.
Große Aufgaben in Teilaufgaben unterteilen
Wenn du ein größeres Projekt zu bewältigen hast, lohnt es sich, dieses in kleine Teilaufgaben zu unterteilen, damit du den Überblick behältst.
Willst du beispielsweise ein Zimmer streichen, solltest du Unterpunkte wie “Farbe besorgen“, “Leiter ausleihen“, “Boden abkleben“ und schließlich “streichen“ aufschreiben. So kannst du ganz sicher gehen, dass du alle Materialien beisammen hast und nichts bei deiner Vorbereitung vergisst.
Mitunter kannst du dir eine ganz eigene To-Do-Liste für bestimmte Projekte schreiben, um es von deinen anderen Tätigkeiten abzugrenzen.
Sei flexibel
Sei flexibel
Damit du deine To-Do-Liste effizient nutzen kannst, solltest du flexibel sein. Häufig verläuft ein Tag nicht so, wie du es dir vorgestellt hast.
Du kannst einige wichtige Erledigungen nicht fertigstellen oder es kommen weitere Aufgaben hinzu, die du den Tag zuvor noch nicht vorhersehen konntest.
Solche Aufgaben solltest du deiner To-Do-Liste einfach hinzufügen und dafür andere möglicherweise auf den nächsten Tag verschieben.
Versuche flexibel zu sein und dich nicht strikt an deinen vorgefertigten Plan zu halten. Häufig geschehen unvorhergesehene Ereignisse, die ein bisschen Flexibilität benötigen und dich nicht gleich aus der Bahn werfen sollten.
Halte deine Liste präsent
Deine To-Do-Liste funktioniert am besten, wenn du sie präsent vor Augen hast. So vergisst du keine der zu erledigenden Aufgaben und kannst sie jederzeit Abhaken. Hier kommt es darauf an, ob du deine Liste handschriftlich oder digital erstellst.
Eine digitale To-Do-Liste erstellst du am besten auf deinem Handy. So kannst du sie immer bei dir tragen und jederzeit überprüfen, welche Erledigungen noch ausstehen. Auch eine handschriftliche Liste kannst du natürlich in deiner Hand- oder Hosentasche bei dir tragen.
Du kannst sie aber auch in deiner Wohnung aufhängen, beispielsweise am Kühlschrank oder an der Haustür. So kannst du vor dem Verlassen des Hauses noch schnell einen Blick auf die zu erledigenden Aufgaben werfen.
Das solltest du vermeiden
Das solltest du vermeiden
Damit deine To-Do-Liste dazu beiträgt, effizient zu planen und deinen Alltag zu organisieren, solltest du einige Punkte unbedingt vermeiden, damit deine To-Do-Liste nicht selbst zur Last wird.
Perfektionismus
Bei der Gestaltung deiner To-Do-Liste solltest du dich komplett von Perfektionismus lösen. Achtest du zu sehr auf gestalterische Details, willst alles ordentlich halten und die Liste streng nach deinen Vorgaben abarbeiten, kann das einen zusätzlichen Stressfaktor bedeuten.
Dir sollte bewusst sein, dass deine Liste mit der Zeit nicht mehr so ordentlich wie anfangs sein kann. Du streichst erledigte Aufgaben durch, verschiebst sie auf den nächsten Tag oder fügst schnell noch eine weitere Erledigung dazwischen.
Du kannst nicht alles im Voraus planen, darum solltest du flexibel bleiben und ein wenig Chaos akzeptieren.
Tipp: Wenn du ein wenig mehr Struktur, Ordnung und Anregung benötigst, kannst du auch ein Bullet Journal nutzen. Dieses kannst du entweder komplett selbst gestalten oder vorgefertigt erwerben. Du arbeitest mit verschiedenen Symbolen und Farben und kannst so besonders gut Ordnung halten.
Keinen zeitlichen Rahmen festlegen
To-Do-Listen sorgen meist nur dann für Produktivität, wenn du zuvor einen zeitlichen Rahmen festgelegt hast. Hältst du dir das Ende offen, wirst du einige Aufgaben wahrscheinlich immer weiter aufschieben. Es ist besser, To-Do-Listen für höchstens einen Monat festzulegen.
Nach dieser Zeit solltest du die Liste abgearbeitet haben. Dann kannst du eine neue Liste erstellen. Schaffst du einmal nicht, alle Aufgaben zu erledigen, da während des Monats viele neue Aufgaben dazu gekommen sind, kannst du sie dennoch auf den nächsten Monat verschieben.
Dies sollte jedoch nicht zum Regelfall werden.
Vorlagen für deine To-Do-Liste
Wenn du ein wenig Inspiration benötigst, um deine To-Do-Liste zu erstellen, haben wir zwei Vorlagen für dich, an denen du dich orientieren kannst. Dabei musst du zwischen handschriftlichen Notizen und einer digitalen Liste unterscheiden.
Im Prinzip ist es egal, wie du deine To-Do-Liste führst. Wähle die Liste, mit der du dich am wohlsten fühlst, und gestalte sie ganz nach deinen individuellen Bedürfnissen.
Handschriftliche Notizen
Handschriftliche To-Do-Liste
Eine handschriftliche To-Do-Liste ist besonders leicht zu erstellen. Du brauchst nur ein Blatt Papier und einen Stift und kannst deine Aufgaben einfach untereinander auflisten.
Vor den jeweiligen Erledigungen kannst du ein Kästchen einzeichnen, das du nach dem Erledigen der Aufgabe abhaken kannst.
Alternativ kannst du die Notiz natürlich auch durchstreichen.
Digitale Listen
Digitale To-Do-Liste
Eine digitale Liste fertigst du am besten mit einem Tabellenkalkulationsprogramm an. Auch hier kannst du eine Spalte für ein Kästchen und eine andere Spalte für die Aufgaben anlegen.
Wenn du möchtest, fügst du noch eine Spalte für das entsprechende Datum hinzu. So hast du all deine Aufgaben für einen bestimmten Zeitrahmen im Überblick.
Wenn du möchtest, kannst du dir eine digitale Liste auch ausdrucken und sie weiterhin handschriftlich führen.
To-Do-Liste als App
Alternativ zu dem selbstständigen Anfertigen einer To-Do-Liste, kannst du dir einfach eine App herunterladen. Diese kannst du sowohl auf deinem Laptop als auch deinem Handy nutzen, allerdings ist die Liste dann ausschließlich digital verfügbar.
Deine anstehenden Aufgaben trägst du einfach in das Feld für Aufgaben ein, während du es ähnlich wie bei der handschriftlichen und digitalen Version bei Fertigstellung einfach abhaken kannst.
To-Do-Listen-Apps sind besonders dann praktisch, wenn du sie auf deinem Handy installierst. So trägst du deine To-Do-Liste immer bei dir und kannst sie jederzeit checken und aktualisieren.
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