Steuernummer beantragen: 3 Wege, 3 Fallstricke und 6 Tipps

Luisa Wick

Aktualisiert: 25 Aug 2023

Die Steuernummer ist wichtig für deine Steuererklärung. Wenn du selbstständig bist, brauchst du sie zusätzlich um Rechnungen ausstellen zu können. Im Folgenden findest du Wege zur Beantragung deiner Steuernummer sowie Beachtenswertes.

Wie du deine Steuernummer beantragst hängt davon ab, ob du Arbeitnehmer, Freiberufler oder Gewerbetreibender bist. Dazu solltest du wissen, was die Steuernummer überhaupt ist und welche Funktion sie erfüllt.

Ebenso solltest du die Steuernummer von der Steueridentifikationsnummer sowie von der Umsatzsteuer-Identifikationsnummer unterscheiden können, die alle verschiedene Anwendungsbereiche haben und sich an unterschiedliche (Personen-)Gruppen richten.

Definition: Was ist die Steuernummer überhaupt?

Die Steuernummer dient der Identifikation

Unter der Steuernummer legen die Finanzämter jeder natürlichen und juristischen Person eine Akte an, in der alle steuerlichen Daten dieser Person verwaltet und aufbewahrt werden.

Juristische Personen sind keine "Personen" im eigentlichen Sinne des Wortes. Vielmehr sind sie meist Zusammenschlüsse aus mehreren natürlichen (oder juristischen) Personen beziehungsweise deren Vermögen.

Vor dem Gesetz sind juristische Personen rechtsfähig. Vereine oder Unternehmen zählen zum Beispiel als juristische Personen.

Bei natürlichen Personen erkennt das Finanzamt durch die Angabe deiner Steuernummer, wer du bist und welcher Sachbearbeiter im Finanzamt für dich zuständig ist. So kann dir beispielsweise deine abgegebene Steuererklärung eindeutig zugeordnet werden.

Wenn du in Kontakt mit dem Finanzamt trittst, solltest du darum immer deine Steuernummer bereit haben.

Bei juristischen Personen können Rechnungen durch die Steuernummer einem Unternehmen zugeordnet werden. Die Angabe der Steuernummer auf Rechnungen ist gesetzlich vorgeschrieben.

Aufbau der Steuernummer

Vor der Einführung des ELSTER-Verfahrens (elektronischen Abgabe von Steuererklärungen) war der Aufbau der Nummer abhängig vom jeweiligen Finanzamt. Mit der Einführung wurde der Aufbau größtenteils vereinheitlicht.

Neu vergebene Steuernummern bestehen seitdem bundesweit aus 13 Ziffern. Nur Nordrhein-Westfalen weicht ein wenig von den anderen Bundesländern ab (mehr dazu weiter unten).

Die Nummer setzt sich aus Informationen zu deinem Bundesland, dem zuständigen Finanzamt und einer persönlichen Kennnummer zusammen. Sie ist folgendermaßen aufgebaut:

X (X / F)FF 0 BBB UUUU P

X (X): X steht für eine länderspezifische Zahl. In manchen Bundesländern ist sie ein- in anderen zweistellig. Bei zweistelligen Zahlen folgen lediglich zwei statt drei F.

Ein Beispiel: Baden-Württemberg hat die Zahl 28. Darauf folgen zwei F: 28FF0BBBUUUUP.

(F) F F: Die F-Folge steht für die letzten zwei beziehungsweise drei Ziffern der Bundesfinanzamtsnummer.

0: Die 0 ist eine Art Platzhalter.

B B B: Die B-Folge steht für die Bezirksnummer des Bereiches des Finanzamtes. In Nordrhein-Westfalen ist diese Nummer vierstellig. In allen anderen Bundesländern ist sie dreistellig.

U U U U: Die U-Folge steht für eine persönliche Unterscheidungsnummer. In Nordrhein-Westfalen ist diese Nummer dreistellig. In allen anderen Bundesländern ist sie vierstellig.

P: Das P steht für eine Prüfziffer.

Unterschied zwischen Steuernummer und Steueridentifikationsnummer

Steuernummer und Steuer-ID sind zwei verschiedene Dinge

Du solltest die Steuernummer nicht mit der individuellen Steueridentifikationsnummer (kurz: Steuer-ID) verwechseln.

Du kennst die Steueridentifikationsnummer vielleicht als "Identifikationsnummer" aus deinem Lohnsteuerbescheid.

Bei der Steuernummer und der Steueridentifikationsnummer handelt es sich um zwei verschiedene Nummern. Der Aufbau der Steueridentifikationsnummer ist im Gegensatz zur Steuernummer formlos.

Sie lässt lediglich Rückschlüsse auf die Person und nicht auf das zuständige Finanzamt oder das Bundesland ziehen.

Dass es gleich zwei Nummern zur steuerlichen Identifikation gibt, hat historische Gründe. Früher existierte lediglich die Steuernummer. Mitte 2007 wurde dann die Steueridentifikationsnummer eingeführt.

Diese wird langfristig die Steuernummer für den Bereich der Einkommensteuer ersetzen. Als Arbeitnehmer wirst du auf lange Sicht also nur noch die Steueridentifikationsnummer brauchen. Bis dahin musst du jedoch beide Nummern in der Steuererklärung angeben.

Wie kannst du die beiden Zahlen unterscheiden?

Am leichtesten unterscheiden kannst du sie an der Anzahl ihrer Ziffern: Die Steuernummer hat im Normalfall 13 Ziffern, die Steueridentifikationsnummer lediglich elf.

Außerdem wird die Steuernummer von dem Finanzamt vergeben, das am Wohnsitz des Steuerzahlers tätig ist. So ändert sich die Nummer, wenn der Steuerzahler umzieht und ein anderes Finanzamt am neuen Wohnsitz für ihn zuständig wird.

Die Steueridentifikationsnummer wiederum wird vom Bundeszentralamt für Steuern einmalig und nur an natürliche Personen vergeben.

Sie ändert sich nicht bei einem Umzug und bleibt ein leben lang dieselbe. Sie wird jedem Bundesbürger automatisch bei der Geburt beziehungsweise bei Anmeldung in Deutschland zugeteilt.

Die Unterschiede noch einmal kurz zusammengefasst:

Wer braucht eine Steuernummer?

Die Steuernummer muss auf Rechnungen vermerkt werden

Aktuell braucht noch jede berufstätige Person in Deutschland eine Steuernummer. Voraussichtlich brauchst du diese als Arbeitnehmer allerdings nur noch so lange, bis die Steuer-ID die Steuernummer im Bereich der Einkommensteuer ersetzt.

Wenn du maximal 450 Euro im Monat verdienst, brauchst du erst einmal keine Steuernummer. Für Löhne bis zu 450 Euro wird keine Einkommenssteuer fällig.

Eine besondere Bedeutung hat die Steuernummer für Unternehmer. Diese können keine ordnungsgemäße Rechnung ausstellen, wenn die Steuernummer darauf fehlt.

Wenn du als Unternehmer Dienstleistungen und Waren grenzüberschreitend anbietest, wird eine weitere Steuernummer für dich relevant. Das ist die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer.

Was ist die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer?

Juristische Personen brauchen eine Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (kurz: Umsatzsteuer-ID), wenn sie außerhalb Deutschlands tätig sind. Sie ist ein eindeutiges Identifikationsmerkmal für EU-Unternehmen im Bereich der Umsatzsteuer.

Wenn du eine Rechnung an ein Unternehmen oder eine Person außerhalb Deutschlands stellst, musst du die Umsatzsteuer-ID, statt der Steuernummer auf der Rechnung ausweisen.

Die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer besteht aus elf Ziffern. Du erkennst sie daran, dass sie immer mit einem zweistelligen Länderkennzeichen beginnt. In Deutschland ist dieses "DE". Darauf folgen neun Ziffern.

3 Wege die Steuernummer zu beantragen

Anders als die Steuer-ID und die Umsatzsteuer-ID wird die Steuernummer bisher noch an natürliche und juristische Personen vergeben. Die Beantragung läuft ein wenig verschieden ab, je nachdem ob du Arbeitnehmer oder Selbstständiger bist.

Als Selbstständiger kannst du Freiberufler oder Gewerbetreibender sein.

Im Folgenden sehen wir uns die Beantragungswege für die verschiedenen Beschäftigungsformen an.

Steuernummer beantragen als Arbeitnehmer

Steuernummer beantragen als Arbeitnehmer

Deine Steuernummer wird dir vom Finanzamt zugeteilt, sobald du deine erste Einkommenssteuererklärung abgibst. Du findest sie anschließend auf dem Einkommensteuerbescheid oben links.

Wenn du zum ersten Mal eine Einkommensteuererklärung beim Finanzamt abgibst, hast du folglich noch keine Steuernummer.

Du richtest deine Steuererklärung an dein zuständiges Finanzamt. Wenn du in einer kleinen Stadt wohnst, ist einfach das Finanzamt deiner Stadt für dich zuständig. In größeren Städten gibt es auch mal mehrere Finanzämter. Welches Finanzamt für dich zuständig ist, erfährst du beim Bundeszentralamt für Steuer.

Bei deiner ersten Steuererklärung lässt du das Feld für die Steuernummer erst einmal frei und gibst lediglich deine Steueridentifikationsnummer an. So weiß das Finanzamt auch ohne Steuernummer, wem die Steuererklärung zuzuordnen ist.

Wo findest du deine Steueridentifikationsnummer?

Zur Erinnerung: Die Steuer-ID erhält jeder Staatsbürger automatisch bei Geburt oder bei der Anmeldung in Deutschland. Du müsstest sie also haben.

Wenn du deine Steueridentifikationsnummer nicht mehr findest, wendest du dich schriftlich oder per E-Mail an das Bundeszentralamt für Steuern. Das Amt kann dir deine Steueridentifikationsnummer erneut zusenden. Dafür muss dein Schreiben folgende Infos enthalten:

• Deinen Vor- und Nachnamen,
• deine vollständige Anschrift,
• dein Geburtsdatum und
• deinen Geburtsort.

Du kannst zur Anfrage das Eingabeformular der Bundeszentrale für Steuern nutzen. Hier kannst du deine Steuer-ID direkt erfragen.

Steuernummer beantragen als Freiberufler

Als Freiberufler muss die Initiative von dir ausgehen, wenn du eine Steuernummer willst. Dafür wendest du dich formlos, entweder telefonisch oder per Post, an dein zuständiges Finanzamt.

Das Amt schickt dir anschließend das Formular "Fragebogen zur steuerliche Erfassung". Wenn du den Fragebogen ausgefüllt und an das Finanzamt verschickt hast, erhältst du paar Wochen später deine Steuernummer.

Steuernummer beantragen als Gewerbetreibender

Als Gewerbetreibender muss die Initiative für den Erhalt einer Steuernummer nicht zwingend von dir ausgehen. Wenn du dein Gewerbe anmeldest, informiert das Gewerbeamt das Finanzamt, welches wiederum dir den "Fragebogen zur steuerliche Erfassung" zusendet.

3 Fallstricke, über die du nicht stolpern solltest

Der eigentliche Prozess des Beantragens einer Steuernummer ist nicht schwierig. Dennoch gibt es ein paar Fehler, die schnell gemacht sind, wenn du nicht auf sie achtest.

Zu wenig Vorlaufzeit einrechnen

Es kann schon mal bis zu sechs Wochen dauern, bis du deine Steuernummer nach Beantragung in den Händen hältst. Du solltest diese Zeit daher auf jeden Fall bei Gründung deines Unternehmens einrechnen.

Denn nach § 14 des Umsatzsteuergesetzbuches (UstG) darf eine Rechnung nur ordnungsgemäß mit Angabe der Steuernummer ausgestellt werden. "Noch keine Steuernummer" bedeutet also "noch keine Rechnungen".

Wie du die Zeit bis zum Erhalt der Nummer als Gewerbetreibender ein wenig verkürzen kannst, erfährst du weiter unten in diesem Artikel.

Den "Fragebogen zur steuerlichen Erfassung" unterschätzen

Ohne ausgefülltes Formular keine Steuernummer

In dem steuerlichen Erfassungsbogen werden einige Daten abgefragt. Er umfasst insgesamt acht Seiten.
Für Geübte stellt das Ausfüllen sicherlich kein Problem dar. Bei der ersten Selbstständigkeit sieht das oft anders aus.

Die größte Herausforderung ist für die meisten die Frage nach den zu erwartenden Einkünften beziehungsweise den geplanten Gewinnen. Hier bleibt dir nur eine Schätzung.

Du solltest den Wert allerdings weder zu hoch noch zu tief ansetzen. Wenn du deine Einkünfte zu optimistisch einschätzt, musst du hohe Vorauszahlungen leisten.

Wenn du den Wert wiederum zu niedrig ansetzt, musst du unter Umständen eine hohe Summe an Steuern nachzahlen.

Unterschätze den Fragebogen also nicht. Plane genug Zeit ein, um ihn auszufüllen und suche dir gegebenenfalls Hilfe bei einem Steuerberater. Alternativ findest du eine Vielzahl an Hilfsangeboten in Form von Texten und Videos online.

Unterschied zu Steuer-ID und Umsatzsteuer-ID nicht kennen

Es ist wichtig zwischen den verschiedenen Kennziffern zu unterscheiden. Sie erfüllen alle eine andere Funktion und sind in verschiedenen Situationen gefragt.

So kannst du zum Beispiel an ein Unternehmen im Ausland keine Rechnung stellen, die ausschließlich mit der Steuernummer versehen ist. Hier benötigst du die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer.

Für alles was die Umsatzsteuer betrifft ist die Steuer-ID nicht die richtige Wahl. Die Steueridentifikationsnummer ist für den Bereich der Einkommenssteuer relevant. Bei allem was die Umsatzsteuer betrifft benötigst du die Steuernummer.

6 Tipps, die dir die Beantragung erleichtern

Die folgenden sechs Tipps werden dir die Beantragung deiner Steuernummer erleichtern:

1. Tipp: Zwei Personen, eine Steuernummer

Wenn du mit deinem Ehemann oder deiner Ehefrau veranlagt bist und ihr gemeinsam eine Steuererklärung abgebt, habt ihr auch nur eine Steuernummer.

2. Tipp: Steuernummer bei Wohnortwechsel

Die Steuernummer ändert sich je nach zuständigem Finanzamt. Welches Finanzamt zuständig ist, hängt von deinem Wohnsitz ab. Was ist also wenn du umziehst? Du erstellst ganz normal deine Steuererklärung und gibst deine Steueridentifikationsnummer, deine neue Adresse und dein bisheriges Finanzamt an.

So wird dir eine neue Steuernummer zugewiesen. Diese findest du wie gehabt im folgenden Einkommensteuerbescheid oben links.

3. Tipp: Schneller zur Steuernummer

Gewerbetreibenden wird nach Anmeldung ihres Gewerbes vom Finanzamt der "Fragebogen zur steuerlichen Erfassung" zugesendet. Sie müssen erst einmal nicht selbst aktiv werden.

Über diesen Umweg kann das allerdings ein wenig Zeit in Anspruch nehmen. Wenn du dich nach der Gewerbeanmeldung direkt an das Finanzamt wendest, kannst du den Prozess um ein paar Tage verkürzen, vielleicht sogar um einige Wochen.

4. Tipp: Umsatzsteuer-ID gleich mit beantragen

Du kannst die Umsatzsteuer-ID direkt über dasselbe Formular beantragen wie die Steuernummer. Alternativ kannst du deine Umsatzsteuer-ID online beim Bundeszentralamt für Steuern beantragen. Auch ein schriftlichen Antrag ist möglich.

Wende dich mit deinem Namen, dem Namen des Finanzamts, unter dem dein Unternehmen geführt wird und der Steuernummer des Unternehmens an das Bundeszentralamt für Steuern.

Das Schreiben schickst du an folgende Adresse:

Bundeszentralamt für Steuern
Dienstsitz Saarlouis
66738 Saarlouis

5. Tipp: Umsatzsteuer-ID im Impressum angeben

Wenn dir eine Umsatzsteuer-Identifikationsnummer zugeteilt wurde, bist du verpflichtet, sie im Geschäftsverkehr anzugeben. Das heißt auch, dass du sie im Impressum deiner Website aufführen musst.

6. Tipp: Falsche Schätzung korrigieren

Im Fragebogen zur steuerlichen Erfassung müssen Selbstständige den geplanten Gewinn, beziehungsweise die zu erwartenden Einkünfte angeben. Durch Mangel an Erfahrungswerten bei einer Existenzneugründung bleibt hier nur eine Schätzung. Ist diese zu niedrig musst du einiges an Steuern nachzahlen.

Wenn daher dein erstes Geschäftsjahr deutlich besser läuft als vermutet, solltest du rechtzeitig Rücklagen für die Steuernachzahlungen bilden. Du kannst auch deinem Finanzamt den monetären Erfolg melden. So kann es deine Vorauszahlungen anpassen.

Wenn du die Fallstricke im Hinterkopf behältst und ein paar der Tipps anwendest, wird die Beantragung deiner Steuernummer zum Kinderspiel. So kannst du deine Steuererklärung machen und ordnungsgemäß Rechnungen ausstellen.

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